Terms of Service

Algemene Voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 27 november 2025

Deze Algemene Voorwaarden ("Voorwaarden") regelen het gebruik van het Cleero-platform en gerelateerde diensten. Lees ze zorgvuldig voordat u onze diensten gebruikt.

1. Partijen en Definities

De Cleero-applicatie en website worden geëxploiteerd door Peakdesigns CommV, handelend onder de merknaam Cleero, met maatschappelijke zetel te Voortstraat 72, 3580 Beringen, België, BTW-nummer BE 0759.767.742 ("Cleero", "wij", "ons", "onze").

Door een account aan te maken, toegang te krijgen tot of gebruik te maken van onze webapplicatie op https://app.cleero.be of onze website op https://www.cleero.be (samen: het "Platform"), gaat u ermee akkoord gebonden te zijn aan deze Voorwaarden namens uzelf en, waar van toepassing, het bedrijf of de organisatie die u vertegenwoordigt (de "Klant").

In deze Voorwaarden betekent "Gebruiker" elke natuurlijke persoon die het Platform gebruikt onder uw account, zoals u, uw werknemers, accountants of andere geautoriseerde personen.

2. Omvang van de Diensten

Cleero biedt een cloud-gebaseerd software-as-a-service (SaaS) platform voor facturering, onkostenbeheer en gerelateerde functionaliteit, waaronder:

Creatie, verzending en opslag van facturen, creditnota's, offertes, herinneringen en andere documenten (inclusief via het Peppol-netwerk);
Uploaden en verwerken van onkosten en aankoopdocumenten, inclusief OCR-gebaseerde gegevensextractie;
Synchronisatie van bankrekeningen via ondersteunde bankintegraties en import van bankafschriften;
Financiële overzichten, dashboards en rapportage;
Samenwerkingsworkflows met accountants en andere Gebruikers;
Integraties met diensten van derden (bijv. boekhoudsoftware, bankproviders, betalingsverwerkers, KYC-providers, documentproviders);
Aanvullende functies zoals herinneringen, e-mailverzending en meldingsdiensten.

De exacte beschikbare functies kunnen afhangen van het geselecteerde abonnement en van de specifieke integraties of modules die u activeert. We kunnen van tijd tot tijd functies toevoegen, wijzigen of verwijderen in overeenstemming met Sectie 16 (Wijzigingen in de Dienst en Voorwaarden).

3. Accountregistratie en Geschiktheid

U moet minimaal 18 jaar oud zijn om een account te registreren en het Platform te gebruiken.
U moet nauwkeurige, volledige en actuele informatie verstrekken tijdens de registratie en deze up-to-date houden.
Als u een account aanmaakt namens een bedrijf of organisatie, verklaart en garandeert u dat u de bevoegdheid heeft om die entiteit te binden aan deze Voorwaarden.
U bent verantwoordelijk voor het bewaren van de vertrouwelijkheid van uw inloggegevens en voor alle activiteiten onder uw account.
U moet ons onverwijld op de hoogte stellen als u vermoedt dat uw account onbevoegd wordt gebruikt of dat er sprake is van een beveiligingslek.

4. Gebruik van het Platform

U stemt ermee in het Platform alleen te gebruiken in overeenstemming met deze Voorwaarden, de toepasselijke wetgeving en redelijke instructies die wij kunnen verstrekken.

U stemt er in het bijzonder mee in het volgende niet te doen:

Het Platform gebruiken voor onwettige of frauduleuze doeleinden;
Inhoud uploaden of verzenden die illegaal, lasterlijk, discriminerend, obsceen of anderszins ongepast is;
Virussen, malware of andere schadelijke code uploaden of verzenden;
Proberen ongeautoriseerde toegang te krijgen tot het Platform of gerelateerde systemen of netwerken;
De integriteit of prestaties van het Platform verstoren of belemmeren;
Proberen technische of beveiligingsmaatregelen te omzeilen die zijn geïmplementeerd om het Platform te beschermen;
Het Platform gebruiken om ongevraagde of ongeautoriseerde reclame of spam te verzenden;
Het Platform kopiëren, wijzigen, decompileren, reverse-engineeren of proberen de broncode van het Platform te extraheren, behalve waar toegestaan door de wet;
Het Platform doorverkopen, in sublicentie geven of anderszins beschikbaar stellen aan derden, behalve zoals uitdrukkelijk toegestaan in deze Voorwaarden.

5. Klantgegevens en Gegevensbescherming

"Klantgegevens" betekent alle gegevens, documenten of andere inhoud die u of uw Gebruikers uploaden, opslaan of anderszins indienen bij het Platform, inclusief facturen, bonnetjes, banktransacties, contactgegevens van uw klanten en leveranciers, en andere bedrijfsinformatie.

U blijft de eigenaar van alle Klantgegevens die u uploadt of anderszins beschikbaar stelt in het Platform.
U verleent Cleero een niet-exclusieve, wereldwijde, royaltyvrije licentie om Klantgegevens te hosten, kopiëren, verwerken, verzenden en weergeven, uitsluitend voor zover noodzakelijk om het Platform en gerelateerde ondersteuningsdiensten te leveren, onderhouden, beveiligen en verbeteren.
U bent verantwoordelijk voor de wettigheid, nauwkeurigheid en kwaliteit van Klantgegevens, en voor het verkrijgen van alle noodzakelijke toestemmingen en wettelijke grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens die zijn opgenomen in Klantgegevens.
Voor zover wij persoonsgegevens verwerken als verwerkingsverantwoordelijke namens u, beschrijft ons Privacybeleid hoe wij dergelijke gegevens behandelen en onze respectievelijke rollen. De Bijlage – Verwerkingsvoorwaarden (Verwerkingsverantwoordelijke–Verwerker) in ons Privacybeleid vormt de verwerkersovereenkomst tussen u (als verwerkingsverantwoordelijke) en ons (als verwerker) in de zin van Artikel 28 AVG, en wordt hierbij door verwijzing opgenomen in deze Voorwaarden. Door een account aan te maken of het Platform te gebruiken, bevestigt u dat u die Bijlage heeft gelezen en accepteert namens de Klant.
U bent verantwoordelijk voor het configureren van toegangsrechten en het beheren van Gebruikers binnen uw organisatieaccount. Wij zijn niet verantwoordelijk voor toegang of acties ondernomen door Gebruikers die u uitnodigt of authoriseert.

6. Diensten en Integraties van Derden

Het Platform kan integraties bieden met diensten van derden, zoals banken en open banking-providers, betalingsverwerkers, accountants, boekhoudsoftware, KYC- en identiteitsverificatieproviders, documentproviders, Peppol-toegangspunten en andere tools.

Uw gebruik van diensten van derden is onderworpen aan de afzonderlijke voorwaarden en privacybeleid van die derden. Wij hebben geen controle over en zijn niet verantwoordelijk voor diensten van derden.
Wanneer u een integratie activeert of een webhook configureert, instrueert u ons om de relevante Klantgegevens en gebruiksgegevens te delen met die derde partij voor zover nodig om de integratie mogelijk te maken.
Bepaalde functies (zoals bankconnectiviteit, betalingen of KYC-verificatie) kunnen vereisen dat u aanvullende voorwaarden of inloggegevens van onze partners accepteert.
Voor sommige integraties (bijvoorbeeld Codabox "Verkoopfactuur – Kopiëren naar Accountant") kunt u een afzonderlijke overeenkomst rechtstreeks met de integratieprovider aangaan. In dat geval kan de provider optreden als een onafhankelijke dienstverlener of verwerkingsverantwoordelijke voor het deel van de verwerking dat hij uitvoert onder zijn eigen voorwaarden, en is hij verantwoordelijk voor zijn eigen naleving van de toepasselijke wetgeving.
Wij zijn niet aansprakelijk voor enige onbeschikbaarheid, fouten of verlies als gevolg van diensten van derden, noch voor enige verwerking van gegevens uitgevoerd door dergelijke derden onder hun eigen verantwoordelijkheid.

7. Bankconnectiviteit en Financiële Gegevens

Als u bankrekeningen verbindt of bankfeeds inschakelt, worden transactiegegevens opgehaald van uw financiële instelling of bankintegratieproviders en geïmporteerd in het Platform.

U bent als enige verantwoordelijk voor het kiezen welke accounts u verbindt en voor het intrekken van toegang wanneer deze niet langer nodig is.
Wij gebruiken zorgvuldig geselecteerde providers om veilige verbindingen tot stand te brengen en bankgegevens te verwerken. Hun rol en gegevensverwerking worden geregeld door overeenkomsten tussen u, ons en die providers.
Banktransactiegegevens in het Platform worden uitsluitend verstrekt voor informatieve en boekhoudkundige doeleinden en vervangen niet de afschriften van uw financiële instelling.

8. Peppol E-facturering en Documentbezorging

Wanneer u Peppol e-facturering inschakelt, kunnen wij Peppol-toegangspunten van derden en gerelateerde infrastructuur gebruiken om documenten te verzenden en ontvangen.

U bent verantwoordelijk voor de inhoud van documenten die via Peppol worden verzonden en voor het voldoen aan eventuele registratie- of geschiktheidsvereisten.
Wij streven ernaar documenten betrouwbaar te leveren via het Peppol-netwerk, maar kunnen niet garanderen dat levering in alle gevallen succesvol is, aangezien dit kan afhangen van toegangspunten en ontvangers van derden.
Wij en onze e-factureringsproviders (zoals Flowin/CodaBox) kunnen de toegang tot Peppol of vergelijkbare elektronische netwerken opschorten of beperken als wij redelijkerwijs fraude, spam, criminele activiteit, misbruik van de netwerkregels of wezenlijk onjuiste registratiegegevens vermoeden, of als dit vereist is om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving of de voorwaarden van het onderliggende netwerk.

9. Identiteitsverificatie en KYC

Voor bepaalde use cases (bijvoorbeeld in het kader van Peppol-connectiviteit, bankintegraties of nalevingsvereisten) kunnen wij vereisen dat u of bepaalde Gebruikers identiteitsverificatie of Know Your Customer (KYC) controles voltooien via gespecialiseerde externe providers.

Wanneer u een dergelijke verificatiestroom start, wordt u doorverwezen naar een beveiligde omgeving die wordt beheerd door de verificatieprovider, waar u mogelijk wordt gevraagd om identiteitsinformatie te verstrekken, inclusief afbeeldingen van uw identiteitsbewijs, selfies of korte video's, en gerelateerde gegevens. Dit kan de verwerking van biometrische gegevens (zoals gezichtssjablonen of liveness-signalen) door die provider inhouden.
De verificatieprovider is verantwoordelijk voor het beheren van die omgeving en voor het behandelen van het identiteitsbewijs in overeenstemming met zijn eigen voorwaarden en privacyverklaring. Wij ontvangen doorgaans alleen de verificatiestatus, beslissing en beperkte metadata die nodig zijn om het resultaat te koppelen aan uw organisatie en account.
Wanneer u individuen als verwerkingsverantwoordelijke aan KYC-controles onderwerpt (bijvoorbeeld uw directeuren, vertegenwoordigers of uiteindelijk belanghebbenden), bent u verantwoordelijk voor het waarborgen dat er een passende wettelijke grondslag is voor die verwerking (inclusief expliciete toestemming voor biometrische gegevens waar vereist door de wet) en voor het verstrekken van adequate informatie aan die individuen over het gebruik van KYC-providers.
Als u de vereiste verificatiestappen niet met succes voltooit, zijn bepaalde diensten of integraties mogelijk niet beschikbaar of kunnen ze worden opgeschort.

10. Abonnementen, Kosten en Betaling

Toegang tot het Platform wordt aangeboden op abonnementsbasis. De toepasselijke kosten, factureringsintervallen en inbegrepen functies worden beschreven op onze prijzenpagina of in een afzonderlijk bestelformulier.

Alle kosten zijn uitgedrukt in EUR en, tenzij anders vermeld, exclusief BTW en andere toepasselijke belastingen.
Abonnementen worden vooraf gefactureerd per factureringsperiode (maandelijks of jaarlijks, zoals geselecteerd).
U machtigt ons of onze betalingsprovider om de toepasselijke kosten in rekening te brengen op uw gekozen betaalmethode. U bent verantwoordelijk voor het waarborgen dat uw betalingsgegevens geldig en up-to-date blijven.
Wij kunnen onze prijzen en plannen van tijd tot tijd aanpassen. Eventuele wijzigingen worden van tevoren gecommuniceerd en zijn van toepassing vanaf de volgende verlengingsperiode, tenzij u voor die datum annuleert.
Als een betaling niet kan worden geïnd, kunnen wij de toegang tot het Platform opschorten totdat de betaling is ontvangen. Wij kunnen het abonnement beëindigen als de betaling onbetaald blijft na een redelijke herstelperiode.
Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald, zijn kosten niet-terugbetaalbaar, behalve waar vereist door dwingende wetgeving. Proef- of promotieperiodes kunnen onderworpen zijn aan aanvullende voorwaarden.

11. Looptijd, Opschorting en Beëindiging

Uw abonnement begint wanneer u voor het eerst een account aanmaakt of zich abonneert op een betaald plan en gaat door voor opeenvolgende factureringsperioden totdat het door u of door ons wordt beëindigd in overeenstemming met deze Voorwaarden.

U kunt uw abonnement op elk moment annuleren via de accountinstellingen in het Platform of door contact met ons op te nemen.
Annulering wordt van kracht aan het einde van de huidige factureringsperiode. U blijft toegang hebben tot het Platform tot die datum, waarna de toegang kan worden beperkt of uitgeschakeld.
Wij kunnen uw toegang tot het Platform opschorten of beperken als (i) u deze Voorwaarden wezenlijk schendt, (ii) uw account wordt gebruikt op een manier die beveiligings- of operationele risico's veroorzaakt, of (iii) betalingen achterstallig zijn.
Wij kunnen het abonnement met redelijke opzegtermijn beëindigen wanneer wij het Platform of een substantieel deel ervan stopzetten, of om andere legitieme zakelijke redenen.

12. Gegevensexport en Bewaring na Beëindiging

U bent verantwoordelijk voor het exporteren van alle Klantgegevens die u wilt behouden voordat uw abonnement afloopt.
Gedurende een beperkte periode na beëindiging kunnen wij tools of assistentie bieden om bepaalde gegevens te exporteren, afhankelijk van de toepasselijke kosten en technische haalbaarheid.
Wij kunnen bepaalde gegevens na beëindiging bewaren om te voldoen aan wettelijke bewaringsverplichtingen (bijvoorbeeld boekhoud- en belastingwetten die bewaring van financiële gegevens voor meerdere jaren vereisen) en voor legitieme zakelijke doeleinden zoals beschreven in ons Privacybeleid.

13. Beschikbaarheid van de Dienst en Onderhoud

Wij streven ernaar een hoog niveau van beschikbaarheid voor het Platform te bieden, maar garanderen niet dat het te allen tijde ononderbroken of foutloos werkt.
Wij kunnen de toegang tijdelijk beperken of opschorten voor onderhoud, updates of in geval van technische problemen. Waar redelijkerwijs mogelijk, plannen wij gepland onderhoud buiten piekuren en verstrekken wij voorafgaande kennisgeving.
Wij zijn niet verantwoordelijk voor onbeschikbaarheid veroorzaakt door factoren buiten onze redelijke controle, zoals internet- of netwerkstoringen, storingen van diensten van derden, of overmacht.

14. Intellectueel Eigendom

Het Platform en alle gerelateerde inhoud, functies en functionaliteit (inclusief software, ontwerpen, tekst, afbeeldingen, logo's en handelsmerken) zijn eigendom van Cleero of haar licentiegevers en worden beschermd door intellectuele eigendomswetten. Behalve het beperkte recht om het Platform te gebruiken in overeenstemming met deze Voorwaarden, worden er geen rechten of licenties aan u verleend.

15. Garanties en Disclaimer

Het Platform wordt geleverd op een "as is" en "as available" basis. Voor zover toegestaan door de wet, sluiten wij alle garanties uit, zowel expliciet, impliciet of wettelijk, inclusief garanties van verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel en niet-inbreuk.

Wij garanderen niet dat het Platform aan uw specifieke vereisten zal voldoen, dat het compatibel zal zijn met alle systemen of dat het vrij zal zijn van fouten of beveiligingskwetsbaarheden.

16. Beperking van Aansprakelijkheid

Niets in deze Voorwaarden beperkt of sluit onze aansprakelijkheid uit voor grove nalatigheid, opzettelijk wangedrag, fraude, overlijden of persoonlijk letsel veroorzaakt door onze nalatigheid, of enige andere aansprakelijkheid die niet kan worden beperkt of uitgesloten onder dwingende wetgeving.

Behoudens het voorgaande lid en voor zover maximaal toegestaan door de wet, zijn wij niet aansprakelijk voor (i) enige indirecte, gevolgschade, incidentele, bestraffende of speciale schade, (ii) verlies van winst, omzet, goodwill of gegevens, of (iii) bedrijfsonderbreking, ongeacht of deze voortvloeit uit contract, onrechtmatige daad of anderszins, zelfs indien wij op de hoogte zijn gesteld van de mogelijkheid van dergelijke schade.

Onze totale aansprakelijkheid voor alle claims voortvloeiend uit of in verband met het Platform en deze Voorwaarden in een periode van 12 maanden is beperkt tot het totale bedrag aan abonnementskosten dat daadwerkelijk door de Klant aan ons is betaald voor het Platform gedurende die periode.

17. Vrijwaring

U stemt ermee in Cleero te vrijwaren en schadeloos te stellen tegen alle claims, schade, verliezen, kosten en uitgaven (inclusief redelijke juridische kosten) voortvloeiend uit of in verband met (i) uw gebruik van het Platform in strijd met deze Voorwaarden of de toepasselijke wetgeving, (ii) Klantgegevens die u indient of verwerkt via het Platform, of (iii) enige claim van een Gebruiker of derde partij voortvloeiend uit uw gebruik van het Platform.

18. Overmacht

Wij zijn niet aansprakelijk voor enig falen of vertraging in de prestatie voor zover veroorzaakt door omstandigheden buiten onze redelijke controle, inclusief maar niet beperkt tot natuurrampen, oorlog, terrorisme, rellen, stakingen, internet- of telecommunicatiestoringen, stroomuitval of overheidsmaatregelen.

19. Wijzigingen in de Dienst en Voorwaarden

Wij kunnen het Platform van tijd tot tijd bijwerken of wijzigen, bijvoorbeeld om nieuwe functies toe te voegen, prestaties te verbeteren of aan te passen aan wettelijke vereisten. Wij zullen ernaar streven de kernfunctionaliteit niet te verminderen op een manier die u wezenlijk en nadelig beïnvloedt zonder redelijke kennisgeving.

Wij kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd wijzigen. De meest recente versie wordt gepubliceerd op https://www.cleero.be. Wanneer wijzigingen wezenlijk zijn, zullen wij kennisgeving verstrekken (bijvoorbeeld via e-mail of een in-app bericht). Voortgezet gebruik van het Platform nadat wijzigingen van kracht worden, vormt acceptatie van de bijgewerkte Voorwaarden.

20. Toepasselijk Recht en Jurisdictie

Deze Voorwaarden en alle geschillen of claims voortvloeiend uit of in verband met hen of met het gebruik van het Platform worden beheerst door het Belgische recht, met uitsluiting van zijn internationaal privaatrechtelijke regels.

De rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waarin Peakdesigns CommV haar maatschappelijke zetel heeft, zijn exclusief bevoegd, onverminderd eventuele dwingende bepalingen die jurisdictie verlenen aan andere rechtbanken.

21. Diversen

Als een bepaling van deze Voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar wordt geacht, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
U mag uw rechten of verplichtingen onder deze Voorwaarden niet toewijzen of overdragen zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Wij kunnen onze rechten en verplichtingen toewijzen in verband met een fusie, overname of verkoop van ons bedrijf.
Het nalaten of uitstellen door ons van de uitoefening van enig recht of rechtsmiddel onder deze Voorwaarden vormt geen afstand van dat recht of rechtsmiddel.

22. Contact

Als u vragen heeft over deze Voorwaarden of het Platform, kunt u contact met ons opnemen via:

Peakdesigns CommV (Cleero)
Voortstraat 72
3580 Beringen
België
E-mail: [email protected]

Algemene voorwaarden