Nutzungsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen ("Bedingungen") regeln die Nutzung der Cleero-Plattform und der damit verbundenen Dienste. Bitte lesen Sie sie sorgfältig, bevor Sie unsere Dienste nutzen.

1. Parteien und Definitionen

Die Cleero-Anwendung und -Website werden von Peakdesigns CommV betrieben, die unter dem Markennamen Cleero handelt, mit eingetragenem Sitz in Voortstraat 72, 3580 Beringen, Belgien, USt-IdNr. BE 0759.767.742 ("Cleero", "wir", "uns", "unser").

Durch die Erstellung eines Kontos, den Zugriff auf oder die Nutzung unserer Webanwendung unter https://app.cleero.be oder unserer Website unter https://www.cleero.be (zusammen: die "Plattform"), erklären Sie sich damit einverstanden, an diese Bedingungen gebunden zu sein, sowohl in Ihrem eigenen Namen als auch, falls zutreffend, im Namen des Unternehmens oder der Organisation, die Sie vertreten (der "Kunde").

In diesen Bedingungen bezeichnet "Benutzer" jede natürliche Person, die die Plattform unter Ihrem Konto nutzt, wie Sie selbst, Ihre Mitarbeiter, Buchhalter oder andere autorisierte Personen.

2. Umfang der Dienste

Cleero bietet eine cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform für Rechnungsstellung, Spesenmanagement und verwandte Funktionen, einschließlich:

• Erstellung, Versand und Speicherung von Rechnungen, Gutschriften, Angeboten, Mahnungen und anderen Dokumenten (einschließlich über das Peppol-Netzwerk);
• Hochladen und Verarbeiten von Ausgaben und Einkaufsdokumenten, einschließlich OCR-basierter Datenextraktion;
• Synchronisierung von Bankkonten über unterstützte Bankintegrationen und Import von Kontoauszügen;
• Finanzübersichten, Dashboards und Berichterstattung;
• Zusammenarbeitsworkflows mit Buchhaltern und anderen Benutzern;
• Integrationen mit Drittanbieterdiensten (z. B. Buchhaltungssoftware, Bankanbieter, Zahlungsabwickler, KYC-Anbieter, Dokumentenanbieter);
• Zusätzliche Funktionen wie Erinnerungen, E-Mail-Versand und Benachrichtigungsdienste.

Die genauen verfügbaren Funktionen können vom gewählten Abonnementplan und von den spezifischen Integrationen oder Modulen abhängen, die Sie aktivieren. Wir können von Zeit zu Zeit Funktionen hinzufügen, ändern oder entfernen, gemäß Abschnitt 16 (Änderungen des Dienstes und der Bedingungen).

3. Kontoregistrierung und Berechtigung

• Sie müssen mindestens 18 Jahre alt sein, um ein Konto zu registrieren und die Plattform zu nutzen.
• Sie müssen bei der Registrierung genaue, vollständige und aktuelle Informationen angeben und diese auf dem neuesten Stand halten.
• Wenn Sie ein Konto im Namen eines Unternehmens oder einer Organisation erstellen, erklären und garantieren Sie, dass Sie befugt sind, diese Einheit an diese Bedingungen zu binden.
• Sie sind für die Wahrung der Vertraulichkeit Ihrer Anmeldedaten und für alle Aktivitäten unter Ihrem Konto verantwortlich.
• Sie müssen uns unverzüglich benachrichtigen, wenn Sie eine unbefugte Nutzung Ihres Kontos oder eine Sicherheitsverletzung vermuten.

4. Nutzung der Plattform

Sie verpflichten sich, die Plattform nur in Übereinstimmung mit diesen Bedingungen, den geltenden Gesetzen und angemessenen Anweisungen, die wir geben können, zu nutzen.

Sie verpflichten sich insbesondere, Folgendes nicht zu tun:

• Die Plattform für rechtswidrige oder betrügerische Zwecke zu nutzen;
• Inhalte hochzuladen oder zu übermitteln, die illegal, verleumderisch, diskriminierend, obszön oder anderweitig unangemessen sind;
• Viren, Malware oder anderen schädlichen Code hochzuladen oder zu übermitteln;
• Zu versuchen, unbefugten Zugang zur Plattform oder zu verbundenen Systemen oder Netzwerken zu erhalten;
• Die Integrität oder Leistung der Plattform zu beeinträchtigen oder zu stören;
• Zu versuchen, technische oder Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen, die zum Schutz der Plattform implementiert wurden;
• Die Plattform zum Versenden unaufgeforderter oder unbefugter Werbung oder Spam zu nutzen;
• Die Plattform zu kopieren, zu ändern, zu dekompilieren, zurückzuentwickeln oder zu versuchen, den Quellcode der Plattform zu extrahieren, außer wo gesetzlich erlaubt;
• Die Plattform weiterzuverkaufen, unterzulizenzieren oder Dritten anderweitig zur Verfügung zu stellen, außer wie in diesen Bedingungen ausdrücklich gestattet.

5. Kundendaten und Datenschutz

"Kundendaten" bezeichnen alle Daten, Dokumente oder sonstigen Inhalte, die Sie oder Ihre Benutzer auf die Plattform hochladen, speichern oder anderweitig übermitteln, einschließlich Rechnungen, Quittungen, Banktransaktionen, Kontaktdaten Ihrer Kunden und Lieferanten und andere Geschäftsinformationen.

• Sie bleiben Eigentümer aller Kundendaten, die Sie auf die Plattform hochladen oder anderweitig zur Verfügung stellen.
• Sie gewähren Cleero eine nicht-exklusive, weltweite, gebührenfreie Lizenz zum Hosten, Kopieren, Verarbeiten, Übermitteln und Anzeigen von Kundendaten nur in dem Umfang, der erforderlich ist, um die Plattform und die damit verbundenen Supportdienste bereitzustellen, zu warten, zu sichern und zu verbessern.
• Sie sind für die Rechtmäßigkeit, Genauigkeit und Qualität der Kundendaten und für die Einholung aller erforderlichen Einwilligungen und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die in den Kundendaten enthalten sind, verantwortlich.
• Soweit wir personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter in Ihrem Namen verarbeiten, beschreibt unsere Datenschutzerklärung, wie wir solche Daten behandeln und welche Rollen wir jeweils haben. Der Anhang – Datenverarbeitungsbedingungen (Verantwortlicher–Auftragsverarbeiter) in unserer Datenschutzerklärung bildet die Datenverarbeitungsvereinbarung zwischen Ihnen (als Verantwortlicher) und uns (als Auftragsverarbeiter) im Sinne von Artikel 28 DSGVO und wird hiermit durch Verweis in diese Bedingungen aufgenommen. Durch die Erstellung eines Kontos oder die Nutzung der Plattform bestätigen Sie, dass Sie diesen Anhang im Namen des Kunden gelesen und akzeptiert haben.
• Sie sind für die Konfiguration von Zugriffsrechten und die Verwaltung von Benutzern innerhalb Ihres Organisationskontos verantwortlich. Wir sind nicht verantwortlich für Zugriffe oder Handlungen, die von Benutzern vorgenommen werden, die Sie einladen oder autorisieren.

6. Drittanbieterdienste und Integrationen

Die Plattform kann Integrationen mit Drittanbieterdiensten anbieten, wie z. B. Banken und Open-Banking-Anbietern, Zahlungsabwicklern, Buchhaltern, Buchhaltungssoftware, KYC- und Identitätsverifizierungsanbietern, Dokumentenanbietern, Peppol-Zugangspunkten und anderen Tools.

• Ihre Nutzung von Drittanbieterdiensten unterliegt den separaten Bedingungen und Datenschutzrichtlinien dieser Dritten. Wir kontrollieren Drittanbieterdienste nicht und sind nicht für sie verantwortlich.
• Wenn Sie eine Integration aktivieren oder einen Webhook konfigurieren, weisen Sie uns an, die relevanten Kundendaten und Nutzungsdaten mit diesem Dritten zu teilen, soweit dies für die Aktivierung der Integration erforderlich ist.
• Bestimmte Funktionen (wie Bankanbindung, Zahlungen oder KYC-Verifizierung) können erfordern, dass Sie zusätzliche Bedingungen oder Anmeldeinformationen von unseren Partnern akzeptieren.
• Für einige Integrationen (z. B. Codabox "Verkaufsrechnung – An Buchhalter kopieren") können Sie eine separate Vereinbarung direkt mit dem Integrationsanbieter eingehen. In diesem Fall kann der Anbieter als unabhängiger Dienstleister oder Verantwortlicher für den Teil der Verarbeitung auftreten, den er gemäß seinen eigenen Bedingungen durchführt, und ist für seine eigene Einhaltung des geltenden Rechts verantwortlich.
• Wir haften nicht für Nichtverfügbarkeit, Fehler oder Verluste, die aus Drittanbieterdiensten resultieren, noch für die Verarbeitung von Daten, die von solchen Dritten unter ihrer eigenen Verantwortung durchgeführt wird.

7. Bankanbindung und Finanzdaten

Wenn Sie Bankkonten verbinden oder Bank-Feeds aktivieren, werden Transaktionsdaten von Ihrem Finanzinstitut oder Bankintegrationsanbietern abgerufen und in die Plattform importiert.

• Sie sind allein dafür verantwortlich, welche Konten Sie verbinden und den Zugriff zu widerrufen, wenn er nicht mehr benötigt wird.
• Wir verwenden sorgfältig ausgewählte Anbieter, um sichere Verbindungen herzustellen und Bankdaten zu verarbeiten. Ihre Rolle und Datenverarbeitung werden durch Vereinbarungen zwischen Ihnen, uns und diesen Anbietern geregelt.
• Banktransaktionsdaten in der Plattform werden nur zu Informations- und Buchführungszwecken bereitgestellt und ersetzen nicht die Kontoauszüge Ihres Finanzinstituts.

8. Peppol E-Rechnungsstellung und Dokumentenzustellung

Wenn Sie die Peppol E-Rechnungsstellung aktivieren, können wir Peppol-Zugangspunkte von Drittanbietern und die damit verbundene Infrastruktur zum Senden und Empfangen von Dokumenten verwenden.

• Sie sind für den Inhalt der über Peppol gesendeten Dokumente und dafür verantwortlich, dass Sie alle Registrierungs- oder Berechtigungsanforderungen erfüllen.
• Wir bemühen uns, Dokumente zuverlässig über das Peppol-Netzwerk zu liefern, können jedoch nicht garantieren, dass die Zustellung in allen Fällen erfolgreich ist, da dies von Zugangspunkten und Empfängern Dritter abhängen kann.
• Wir und unsere E-Rechnungsanbieter (wie Flowin/CodaBox) können den Zugang zu Peppol oder ähnlichen elektronischen Netzwerken aussetzen oder einschränken, wenn wir begründeterweise Betrug, Spam, kriminelle Aktivitäten, Missbrauch der Netzwerkregeln oder wesentlich falsche Registrierungsinformationen vermuten oder wenn dies erforderlich ist, um geltendes Recht oder die Bedingungen des zugrunde liegenden Netzwerks einzuhalten.

9. Identitätsüberprüfung und KYC

Für bestimmte Anwendungsfälle (z. B. im Zusammenhang mit Peppol-Konnektivität, Bankintegrationen oder Compliance-Anforderungen) können wir verlangen, dass Sie oder bestimmte Benutzer eine Identitätsüberprüfung oder Know Your Customer (KYC)-Prüfungen über spezialisierte Drittanbieter durchführen.

• Wenn Sie einen solchen Überprüfungsablauf starten, werden Sie zu einer sicheren Umgebung umgeleitet, die vom Überprüfungsanbieter betrieben wird, wo Sie möglicherweise aufgefordert werden, Identitätsinformationen bereitzustellen, einschließlich Bildern Ihres Ausweisdokuments, Selfies oder kurzen Videos und zugehörigen Daten. Dies kann die Verarbeitung biometrischer Daten (wie Gesichtsvorlagen oder Lebenszeichen) durch diesen Anbieter beinhalten.
• Der Überprüfungsanbieter ist für den Betrieb dieser Umgebung und die Handhabung des Identitätsnachweises gemäß seinen eigenen Bedingungen und Datenschutzhinweisen verantwortlich. Wir erhalten in der Regel nur den Überprüfungsstatus, die Entscheidung und begrenzte Metadaten, die erforderlich sind, um das Ergebnis mit Ihrer Organisation und Ihrem Konto zu verknüpfen.
• Wenn Sie Personen als Verantwortlicher KYC-Prüfungen unterziehen (z. B. Ihre Direktoren, Vertreter oder wirtschaftliche Eigentümer), sind Sie dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass es eine angemessene Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung gibt (einschließlich ausdrücklicher Einwilligung für biometrische Daten, sofern gesetzlich vorgeschrieben) und diesen Personen angemessene Informationen über die Nutzung von KYC-Anbietern bereitzustellen.
• Wenn Sie die erforderlichen Überprüfungsschritte nicht erfolgreich abschließen, sind bestimmte Dienste oder Integrationen möglicherweise nicht verfügbar oder können ausgesetzt werden.

10. Abonnementpläne, Gebühren und Zahlung

Der Zugang zur Plattform wird auf Abonnementbasis angeboten. Die geltenden Gebühren, Abrechnungsintervalle und enthaltenen Funktionen werden auf unserer Preisseite oder in einem separaten Bestellformular beschrieben.

• Alle Gebühren sind in EUR angegeben und, sofern nicht anders angegeben, ohne Mehrwertsteuer und andere anfallende Steuern.
• Abonnements werden im Voraus pro Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich, wie ausgewählt) in Rechnung gestellt.
• Sie autorisieren uns oder unseren Zahlungsanbieter, die geltenden Gebühren von Ihrer gewählten Zahlungsmethode abzubuchen. Sie sind dafür verantwortlich, dass Ihre Zahlungsdaten gültig und aktuell bleiben.
• Wir können unsere Preise und Pläne von Zeit zu Zeit anpassen. Alle Änderungen werden im Voraus mitgeteilt und gelten ab der nächsten Verlängerungsperiode, sofern Sie nicht vor diesem Datum kündigen.
• Wenn eine Zahlung nicht eingezogen werden kann, können wir den Zugang zur Plattform aussetzen, bis die Zahlung eingegangen ist. Wir können das Abonnement kündigen, wenn die Zahlung nach einer angemessenen Abhilfefrist weiterhin aussteht.
• Sofern nicht ausdrücklich anders angegeben, sind Gebühren nicht erstattungsfähig, außer wenn dies nach zwingendem Recht erforderlich ist. Test- oder Aktionszeiträume können zusätzlichen Bedingungen unterliegen.

11. Laufzeit, Aussetzung und Kündigung

Ihr Abonnement beginnt, wenn Sie zum ersten Mal ein Konto erstellen oder einen kostenpflichtigen Plan abonnieren, und läuft über aufeinanderfolgende Abrechnungszeiträume, bis es von Ihnen oder uns gemäß diesen Bedingungen gekündigt wird.

• Sie können Ihr Abonnement jederzeit über die Kontoeinstellungen in der Plattform oder durch Kontaktaufnahme mit uns kündigen.
• Die Kündigung wird am Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums wirksam. Sie haben bis zu diesem Datum weiterhin Zugriff auf die Plattform, danach kann der Zugriff eingeschränkt oder deaktiviert werden.
• Wir können Ihren Zugang zur Plattform aussetzen oder einschränken, wenn (i) Sie diese Bedingungen wesentlich verletzen, (ii) Ihr Konto auf eine Weise verwendet wird, die Sicherheits- oder Betriebsrisiken verursacht, oder (iii) Zahlungen überfällig sind.
• Wir können das Abonnement mit angemessener Kündigungsfrist kündigen, wenn wir die Plattform oder einen wesentlichen Teil davon einstellen oder aus anderen legitimen geschäftlichen Gründen.

12. Datenexport und Aufbewahrung nach Kündigung

• Sie sind dafür verantwortlich, alle Kundendaten zu exportieren, die Sie behalten möchten, bevor Ihr Abonnement endet.
• Für einen begrenzten Zeitraum nach der Kündigung können wir Tools oder Unterstützung zum Export bestimmter Daten bereitstellen, vorbehaltlich anfallender Gebühren und technischer Machbarkeit.
• Wir können bestimmte Daten nach der Kündigung aufbewahren, um gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen (z. B. Buchhaltungs- und Steuergesetze, die die Aufbewahrung von Finanzunterlagen für mehrere Jahre erfordern) und für legitime Geschäftszwecke, wie in unserer Datenschutzerklärung beschrieben.

13. Dienstverfügbarkeit und Wartung

• Wir bemühen uns, ein hohes Maß an Verfügbarkeit für die Plattform bereitzustellen, garantieren jedoch keinen ununterbrochenen oder fehlerfreien Betrieb zu jeder Zeit.
• Wir können den Zugang vorübergehend für Wartung, Updates oder bei technischen Problemen einschränken oder aussetzen. Wo vernünftigerweise möglich, planen wir geplante Wartungen außerhalb der Spitzenzeiten und geben vorherige Benachrichtigung.
• Wir sind nicht verantwortlich für Nichtverfügbarkeit, die durch Faktoren außerhalb unserer angemessenen Kontrolle verursacht wird, wie Internet- oder Netzwerkausfälle, Ausfälle von Drittanbieterdiensten oder höhere Gewalt.

14. Geistiges Eigentum

Die Plattform und alle damit verbundenen Inhalte, Funktionen und Funktionalitäten (einschließlich Software, Designs, Texte, Grafiken, Logos und Marken) sind Eigentum von Cleero oder ihren Lizenzgebern und durch Gesetze zum Schutz des geistigen Eigentums geschützt. Mit Ausnahme des begrenzten Rechts zur Nutzung der Plattform gemäß diesen Bedingungen werden Ihnen keine Rechte oder Lizenzen gewährt.

15. Gewährleistungen und Haftungsausschluss

Die Plattform wird auf einer "wie besehen"- und "wie verfügbar"-Basis bereitgestellt. Soweit gesetzlich zulässig, schließen wir alle Gewährleistungen aus, ob ausdrücklich, stillschweigend oder gesetzlich, einschließlich Gewährleistungen der Marktgängigkeit, Eignung für einen bestimmten Zweck und Nichtverletzung.

Wir garantieren nicht, dass die Plattform Ihren spezifischen Anforderungen entspricht, mit allen Systemen kompatibel ist oder frei von Fehlern oder Sicherheitslücken sein wird.

16. Haftungsbeschränkung

Nichts in diesen Bedingungen schränkt unsere Haftung für grobe Fahrlässigkeit, vorsätzliches Fehlverhalten, Betrug, Tod oder Personenschäden, die durch unsere Fahrlässigkeit verursacht wurden, oder andere Haftung ein oder schließt sie aus, die nach zwingendem Recht nicht eingeschränkt oder ausgeschlossen werden kann.

Vorbehaltlich des vorstehenden Absatzes und soweit gesetzlich maximal zulässig, haften wir nicht für (i) indirekte, Folge-, Neben-, Straf- oder besondere Schäden, (ii) Verlust von Gewinnen, Einnahmen, Goodwill oder Daten oder (iii) Geschäftsunterbrechungen, unabhängig davon, ob diese aus Vertrag, unerlaubter Handlung oder anderweitig entstehen, selbst wenn wir über die Möglichkeit solcher Schäden informiert wurden.

Unsere Gesamthaftung für alle Ansprüche, die aus oder in Verbindung mit der Plattform und diesen Bedingungen in einem Zeitraum von 12 Monaten entstehen, ist auf den Gesamtbetrag der vom Kunden während dieses Zeitraums tatsächlich an uns gezahlten Abonnementgebühren für die Plattform begrenzt.

17. Freistellung

Sie verpflichten sich, Cleero freizustellen und schadlos zu halten gegen alle Ansprüche, Schäden, Verluste, Kosten und Ausgaben (einschließlich angemessener Rechtskosten), die aus oder in Verbindung mit (i) Ihrer Nutzung der Plattform unter Verstoß gegen diese Bedingungen oder geltendes Recht, (ii) Kundendaten, die Sie über die Plattform einreichen oder verarbeiten, oder (iii) Ansprüchen von Benutzern oder Dritten, die aus Ihrer Nutzung der Plattform entstehen.

18. Höhere Gewalt

Wir haften nicht für Ausfälle oder Verzögerungen bei der Leistungserbringung, soweit diese durch Umstände außerhalb unserer angemessenen Kontrolle verursacht werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Naturkatastrophen, Krieg, Terrorismus, Unruhen, Streiks, Internet- oder Telekommunikationsausfälle, Stromausfälle oder staatliche Maßnahmen.

19. Änderungen des Dienstes und der Bedingungen

Wir können die Plattform von Zeit zu Zeit aktualisieren oder ändern, beispielsweise um neue Funktionen hinzuzufügen, die Leistung zu verbessern oder uns an rechtliche Anforderungen anzupassen. Wir werden uns bemühen, die Kernfunktionalität nicht auf eine Weise zu reduzieren, die Sie wesentlich und nachteilig beeinflusst, ohne angemessene Vorankündigung.

Wir können diese Bedingungen von Zeit zu Zeit ändern. Die aktuellste Version wird auf https://www.cleero.be veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie benachrichtigen (z. B. per E-Mail oder In-App-Nachricht). Die fortgesetzte Nutzung der Plattform nach Inkrafttreten der Änderungen stellt die Annahme der aktualisierten Bedingungen dar.

20. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Diese Bedingungen und alle Streitigkeiten oder Ansprüche, die aus oder in Verbindung mit ihnen oder mit der Nutzung der Plattform entstehen, unterliegen belgischem Recht unter Ausschluss seiner Kollisionsnormen.

Die Gerichte des Gerichtsbezirks, in dem Peakdesigns CommV ihren eingetragenen Sitz hat, haben ausschließliche Zuständigkeit, unbeschadet zwingender Bestimmungen, die anderen Gerichten Zuständigkeit verleihen.

21. Sonstiges

• Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen für ungültig oder nicht durchsetzbar befunden werden, bleiben die übrigen Bestimmungen in vollem Umfang gültig.
• Sie dürfen Ihre Rechte oder Pflichten aus diesen Bedingungen ohne unsere vorherige schriftliche Zustimmung nicht abtreten oder übertragen. Wir können unsere Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit einer Fusion, Übernahme oder dem Verkauf unseres Geschäfts abtreten.
• Kein Versäumnis oder Verzögerung unsererseits bei der Ausübung eines Rechts oder Rechtsmittels aus diesen Bedingungen stellt einen Verzicht auf dieses Recht oder Rechtsmittel dar.

22. Kontakt

Wenn Sie Fragen zu diesen Bedingungen oder der Plattform haben, können Sie uns kontaktieren unter:

Peakdesigns CommV (Cleero)
Voortstraat 72
3580 Beringen
Belgien
E-Mail: [email protected]