Conditions d'Utilisation

Conditions générales d'utilisation de Cleero

Conditions Générales d'Utilisation

Dernière mise à jour : 27 novembre 2025

Ces Conditions Générales d'Utilisation (« Conditions ») régissent l'utilisation de la plateforme Cleero et des services associés. Veuillez les lire attentivement avant d'utiliser nos services.

1. Parties et Définitions

L'application et le site web Cleero sont exploités par Peakdesigns CommV, agissant sous le nom commercial Cleero, dont le siège social est situé Voortstraat 72, 3580 Beringen, Belgique, numéro de TVA BE 0759.767.742 (« Cleero », « nous », « nos », « notre »).

En créant un compte, en accédant ou en utilisant notre application web à l'adresse https://app.cleero.be ou notre site web à l'adresse https://www.cleero.be (ensemble : la « Plateforme »), vous acceptez d'être lié par ces Conditions en votre nom et, le cas échéant, au nom de l'entreprise ou de l'organisation que vous représentez (le « Client »).

Dans ces Conditions, « Utilisateur » désigne toute personne physique qui utilise la Plateforme sous votre compte, telle que vous, vos employés, comptables ou autres personnes autorisées.

2. Étendue des Services

Cleero fournit une plateforme cloud de type logiciel en tant que service (SaaS) pour la facturation, la gestion des dépenses et les fonctionnalités associées, notamment :

  • Création, envoi et stockage de factures, notes de crédit, devis, rappels et autres documents (y compris via le réseau Peppol) ;
  • Téléchargement et traitement des dépenses et documents d'achat, y compris l'extraction de données basée sur l'OCR ;
  • Synchronisation des comptes bancaires via des intégrations bancaires prises en charge et importation de relevés bancaires ;
  • Aperçus financiers, tableaux de bord et rapports ;
  • Flux de travail de collaboration avec les comptables et autres Utilisateurs ;
  • Intégrations avec des services tiers (par exemple logiciels de comptabilité, fournisseurs bancaires, processeurs de paiement, fournisseurs KYC, fournisseurs de documents) ;
  • Fonctionnalités auxiliaires telles que les rappels, l'envoi d'e-mails et les services de notification.

Les fonctionnalités exactes disponibles peuvent dépendre du plan d'abonnement sélectionné et des intégrations ou modules spécifiques que vous activez. Nous pouvons ajouter, modifier ou supprimer des fonctionnalités de temps à autre conformément à la Section 16 (Modifications du Service et des Conditions).

3. Inscription au Compte et Éligibilité

  • Vous devez avoir au moins 18 ans pour créer un compte et utiliser la Plateforme.
  • Vous devez fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de l'inscription et les maintenir à jour.
  • Si vous créez un compte au nom d'une entreprise ou d'une organisation, vous déclarez et garantissez que vous avez l'autorité pour lier cette entité à ces Conditions.
  • Vous êtes responsable du maintien de la confidentialité de vos identifiants de connexion et de toutes les activités sous votre compte.
  • Vous devez nous informer sans délai indu si vous soupçonnez une utilisation non autorisée de votre compte ou une violation de sécurité.

4. Utilisation de la Plateforme

Vous acceptez d'utiliser la Plateforme uniquement conformément à ces Conditions, aux lois applicables et aux instructions raisonnables que nous pouvons fournir.

Vous acceptez en particulier de ne pas :

  • Utiliser la Plateforme à des fins illégales ou frauduleuses ;
  • Télécharger ou transmettre tout contenu illégal, diffamatoire, discriminatoire, obscène ou autrement inapproprié ;
  • Télécharger ou transmettre des virus, logiciels malveillants ou autres codes nuisibles ;
  • Tenter d'obtenir un accès non autorisé à la Plateforme ou aux systèmes ou réseaux connexes ;
  • Interférer avec ou perturber l'intégrité ou les performances de la Plateforme ;
  • Tenter de contourner les mesures techniques ou de sécurité mises en place pour protéger la Plateforme ;
  • Utiliser la Plateforme pour envoyer de la publicité ou du spam non sollicité ou non autorisé ;
  • Copier, modifier, décompiler, faire de l'ingénierie inverse ou tenter d'extraire le code source de la Plateforme, sauf lorsque cela est autorisé par la loi ;
  • Revendre, sous-licencier ou autrement mettre la Plateforme à disposition de tiers, sauf autorisation expresse dans ces Conditions.

5. Données Client et Protection des Données

« Données Client » désigne toutes les données, documents ou autres contenus que vous ou vos Utilisateurs téléchargez, stockez ou soumettez autrement à la Plateforme, y compris les factures, reçus, transactions bancaires, coordonnées de vos clients et fournisseurs, et autres informations commerciales.

  • Vous restez propriétaire de toutes les Données Client que vous téléchargez ou rendez autrement disponibles dans la Plateforme.
  • Vous accordez à Cleero une licence non exclusive, mondiale et libre de redevances pour héberger, copier, traiter, transmettre et afficher les Données Client uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir, maintenir, sécuriser et améliorer la Plateforme et les services d'assistance associés.
  • Vous êtes responsable de la légalité, de l'exactitude et de la qualité des Données Client, et de l'obtention de tous les consentements et bases légales nécessaires pour le traitement des données personnelles incluses dans les Données Client.
  • Dans la mesure où nous traitons des données personnelles en tant que sous-traitant en votre nom, notre Politique de Confidentialité décrit comment nous traitons ces données et nos rôles respectifs. L'Annexe – Conditions de Traitement des Données (Responsable du Traitement–Sous-traitant) de notre Politique de Confidentialité constitue l'accord de traitement des données entre vous (en tant que responsable du traitement) et nous (en tant que sous-traitant) au sens de l'article 28 du RGPD, et est incorporée par référence dans ces Conditions. En créant un compte ou en utilisant la Plateforme, vous confirmez avoir lu et accepté cette Annexe au nom du Client.
  • Vous êtes responsable de la configuration des droits d'accès et de la gestion des Utilisateurs au sein de votre compte d'organisation. Nous ne sommes pas responsables de l'accès ou des actions effectuées par les Utilisateurs que vous invitez ou autorisez.

6. Services et Intégrations de Tiers

La Plateforme peut offrir des intégrations avec des services tiers, tels que des banques et des fournisseurs d'open banking, des processeurs de paiement, des comptables, des logiciels de comptabilité, des fournisseurs KYC et de vérification d'identité, des fournisseurs de documents, des points d'accès Peppol et autres outils.

  • Votre utilisation de services tiers est soumise aux conditions générales et politiques de confidentialité distinctes de ces tiers. Nous ne contrôlons pas et ne sommes pas responsables des services tiers.
  • Lorsque vous activez une intégration ou configurez un webhook, vous nous donnez instruction de partager les Données Client pertinentes et les données d'utilisation avec ce tiers dans la mesure nécessaire pour permettre l'intégration.
  • Certaines fonctionnalités (telles que la connectivité bancaire, les paiements ou la vérification KYC) peuvent vous obliger à accepter des conditions supplémentaires ou des identifiants de nos partenaires.
  • Pour certaines intégrations (par exemple Codabox « Facture de Vente – Copier vers le Comptable »), vous pouvez conclure un accord séparé directement avec le fournisseur d'intégration. Dans ce cas, le fournisseur peut agir en tant que prestataire de services indépendant ou responsable du traitement pour la partie du traitement qu'il effectue selon ses propres conditions, et est responsable de sa propre conformité à la loi applicable.
  • Nous ne sommes pas responsables de toute indisponibilité, erreur ou perte résultant de services tiers, ni de tout traitement de données effectué par ces tiers sous leur propre responsabilité.

7. Connectivité Bancaire et Données Financières

Si vous connectez des comptes bancaires ou activez des flux bancaires, les données de transaction seront récupérées auprès de votre institution financière ou de fournisseurs d'intégration bancaire et importées dans la Plateforme.

  • Vous êtes seul responsable du choix des comptes à connecter et de la révocation de l'accès lorsqu'il n'est plus nécessaire.
  • Nous utilisons des fournisseurs soigneusement sélectionnés pour établir des connexions sécurisées et traiter les données bancaires. Leur rôle et le traitement des données sont régis par des accords entre vous, nous et ces fournisseurs.
  • Les données de transaction bancaire dans la Plateforme sont fournies à titre informatif et comptable uniquement et ne remplacent pas les relevés de votre institution financière.

8. Facturation Électronique Peppol et Livraison de Documents

Lorsque vous activez la facturation électronique Peppol, nous pouvons utiliser des points d'accès Peppol tiers et une infrastructure connexe pour envoyer et recevoir des documents.

  • Vous êtes responsable du contenu des documents envoyés via Peppol et de vous assurer que vous remplissez toutes les conditions d'inscription ou d'éligibilité.
  • Nous nous efforçons de livrer les documents de manière fiable via le réseau Peppol mais ne pouvons garantir la réussite de la livraison dans tous les cas, car cela peut dépendre de points d'accès et de destinataires tiers.
  • Nous et nos fournisseurs de facturation électronique (tels que Flowin/CodaBox) pouvons suspendre ou restreindre l'accès à Peppol ou à des réseaux électroniques similaires si nous soupçonnons raisonnablement une fraude, du spam, une activité criminelle, une utilisation abusive des règles du réseau ou des informations d'inscription matériellement incorrectes, ou si cela est requis pour se conformer à la loi applicable ou aux conditions du réseau sous-jacent.

9. Vérification d'Identité et KYC

Pour certains cas d'utilisation (par exemple dans le contexte de la connectivité Peppol, des intégrations bancaires ou des exigences de conformité), nous pouvons exiger que vous ou certains Utilisateurs effectuiez une vérification d'identité ou des contrôles Know Your Customer (KYC) via des fournisseurs tiers spécialisés.

  • Lorsque vous lancez un tel flux de vérification, vous serez redirigé vers un environnement sécurisé géré par le fournisseur de vérification, où vous pourrez être invité à fournir des informations d'identité, y compris des images de votre document d'identité, des selfies ou de courtes vidéos, et des données connexes. Cela peut impliquer le traitement de données biométriques (telles que des modèles faciaux ou des signaux de vivacité) par ce fournisseur.
  • Le fournisseur de vérification est responsable de l'exploitation de cet environnement et du traitement des preuves d'identité conformément à ses propres conditions et avis de confidentialité. Nous recevons généralement uniquement le statut de vérification, la décision et les métadonnées limitées nécessaires pour lier le résultat à votre organisation et compte.
  • Lorsque vous soumettez des individus à des contrôles KYC en tant que responsable du traitement (par exemple vos directeurs, représentants ou bénéficiaires effectifs), vous êtes responsable de vous assurer qu'il existe une base légale appropriée pour ce traitement (y compris le consentement explicite pour les données biométriques lorsque requis par la loi) et de fournir à ces individus des informations adéquates sur l'utilisation des fournisseurs KYC.
  • Si vous ne réussissez pas les étapes de vérification requises, certains services ou intégrations peuvent ne pas être disponibles ou peuvent être suspendus.

10. Plans d'Abonnement, Frais et Paiement

L'accès à la Plateforme est offert sur une base d'abonnement. Les frais applicables, les intervalles de facturation et les fonctionnalités incluses sont décrits sur notre page de tarification ou dans un formulaire de commande séparé.

  • Tous les frais sont exprimés en EUR et, sauf indication contraire, sont hors TVA et autres taxes applicables.
  • Les abonnements sont facturés à l'avance par période de facturation (mensuelle ou annuelle, selon la sélection).
  • Vous nous autorisez ou autorisez notre fournisseur de paiement à facturer les frais applicables sur votre mode de paiement choisi. Vous êtes responsable de vous assurer que vos coordonnées de paiement restent valides et à jour.
  • Nous pouvons ajuster nos prix et plans de temps à autre. Tout changement sera communiqué à l'avance et s'appliquera à partir de la prochaine période de renouvellement, sauf si vous annulez avant cette date.
  • Si un paiement ne peut être collecté, nous pouvons suspendre l'accès à la Plateforme jusqu'à ce que le paiement soit reçu. Nous pouvons résilier l'abonnement si le paiement reste impayé après une période de recours raisonnable.
  • Sauf disposition contraire expresse, les frais ne sont pas remboursables, sauf lorsque requis par la loi impérative. Les périodes d'essai ou promotionnelles peuvent être soumises à des conditions supplémentaires.

11. Durée, Suspension et Résiliation

Votre abonnement commence lorsque vous créez un compte pour la première fois ou que vous vous abonnez à un plan payant et se poursuit pour des périodes de facturation successives jusqu'à sa résiliation par vous ou par nous conformément à ces Conditions.

  • Vous pouvez annuler votre abonnement à tout moment via les paramètres du compte dans la Plateforme ou en nous contactant.
  • L'annulation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Vous continuerez à avoir accès à la Plateforme jusqu'à cette date, après quoi l'accès peut être restreint ou désactivé.
  • Nous pouvons suspendre ou limiter votre accès à la Plateforme si (i) vous violez matériellement ces Conditions, (ii) votre compte est utilisé d'une manière qui crée des risques de sécurité ou opérationnels, ou (iii) les paiements sont en retard.
  • Nous pouvons résilier l'abonnement avec un préavis raisonnable lorsque nous abandonnons la Plateforme ou une partie substantielle de celle-ci, ou pour d'autres raisons commerciales légitimes.

12. Exportation de Données et Conservation Après Résiliation

  • Vous êtes responsable de l'exportation de toutes les Données Client que vous souhaitez conserver avant la fin de votre abonnement.
  • Pendant une période limitée après la résiliation, nous pouvons fournir des outils ou une assistance pour exporter certaines données, sous réserve des frais applicables et de la faisabilité technique.
  • Nous pouvons conserver certaines données après la résiliation pour respecter les obligations légales de conservation (par exemple les lois comptables et fiscales exigeant la conservation des documents financiers pendant plusieurs années) et à des fins commerciales légitimes telles que décrites dans notre Politique de Confidentialité.

13. Disponibilité du Service et Maintenance

  • Nous visons à fournir un haut niveau de disponibilité pour la Plateforme, mais nous ne garantissons pas un fonctionnement ininterrompu ou sans erreur à tout moment.
  • Nous pouvons temporairement limiter ou suspendre l'accès pour la maintenance, les mises à jour ou en cas de problèmes techniques. Dans la mesure du raisonnable, nous planifierons la maintenance prévue en dehors des heures de pointe et fournirons un préavis.
  • Nous ne sommes pas responsables de l'indisponibilité causée par des facteurs hors de notre contrôle raisonnable, tels que des pannes d'Internet ou de réseau, des défaillances de services tiers ou des événements de force majeure.

14. Propriété Intellectuelle

La Plateforme et tout le contenu, les fonctionnalités et les fonctionnalités connexes (y compris les logiciels, les conceptions, les textes, les graphiques, les logos et les marques) appartiennent à Cleero ou à ses concédants de licence et sont protégés par les lois sur la propriété intellectuelle. À l'exception du droit limité d'utiliser la Plateforme conformément à ces Conditions, aucun droit ni licence ne vous est accordé.

15. Garanties et Clause de Non-Responsabilité

La Plateforme est fournie sur une base « en l'état » et « selon disponibilité ». Dans toute la mesure permise par la loi, nous excluons toutes les garanties, qu'elles soient expresses, implicites ou légales, y compris les garanties de qualité marchande, d'adéquation à un usage particulier et de non-contrefaçon.

Nous ne garantissons pas que la Plateforme répondra à vos besoins spécifiques, qu'elle sera compatible avec tous les systèmes ou qu'elle sera exempte d'erreurs ou de vulnérabilités de sécurité.

16. Limitation de Responsabilité

Rien dans ces Conditions ne limite ou n'exclut notre responsabilité pour négligence grave, faute intentionnelle, fraude, décès ou blessure corporelle causés par notre négligence, ou toute autre responsabilité qui ne peut être limitée ou exclue en vertu de la loi impérative.

Sous réserve du paragraphe précédent et dans toute la mesure permise par la loi, nous ne sommes pas responsables de (i) tout dommage indirect, consécutif, accessoire, punitif ou spécial, (ii) perte de profits, de revenus, de bonne volonté ou de données, ou (iii) interruption d'activité, que ce soit en matière contractuelle, délictuelle ou autre, même si nous avons été informés de la possibilité de tels dommages.

Notre responsabilité globale pour toutes les réclamations découlant de ou en relation avec la Plateforme et ces Conditions au cours d'une période de 12 mois est limitée au montant total des frais d'abonnement effectivement payés par le Client pour la Plateforme pendant cette période.

17. Indemnisation

Vous acceptez d'indemniser et de dégager Cleero de toute responsabilité contre toute réclamation, dommage, perte, coût et dépense (y compris les frais juridiques raisonnables) découlant de ou en relation avec (i) votre utilisation de la Plateforme en violation de ces Conditions ou de la loi applicable, (ii) les Données Client que vous soumettez ou traitez via la Plateforme, ou (iii) toute réclamation d'un Utilisateur ou d'un tiers découlant de votre utilisation de la Plateforme.

18. Force Majeure

Nous ne sommes pas responsables de tout manquement ou retard dans l'exécution dans la mesure où il est causé par des circonstances indépendantes de notre volonté raisonnable, y compris mais sans s'y limiter les catastrophes naturelles, la guerre, le terrorisme, les émeutes, les grèves, les pannes d'Internet ou de télécommunications, les coupures de courant ou les actions gouvernementales.

19. Modifications du Service et des Conditions

Nous pouvons mettre à jour ou modifier la Plateforme de temps à autre, par exemple pour ajouter de nouvelles fonctionnalités, améliorer les performances ou nous adapter aux exigences légales. Nous nous efforcerons de ne pas réduire les fonctionnalités de base d'une manière qui vous affecte matériellement et défavorablement sans préavis raisonnable.

Nous pouvons modifier ces Conditions de temps à autre. La version la plus récente sera publiée sur https://www.cleero.be. Lorsque les modifications sont importantes, nous fournirons un avis (par exemple par e-mail ou message dans l'application). L'utilisation continue de la Plateforme après l'entrée en vigueur des modifications constitue l'acceptation des Conditions mises à jour.

20. Droit Applicable et Juridiction

Ces Conditions et tout litige ou réclamation découlant de ou en relation avec elles ou avec l'utilisation de la Plateforme sont régis par le droit belge, à l'exclusion de ses règles de conflit de lois.

Les tribunaux du district judiciaire dans lequel Peakdesigns CommV a son siège social ont compétence exclusive, sans préjudice des dispositions impératives accordant compétence à d'autres tribunaux.

21. Divers

  • Si une disposition de ces Conditions est jugée invalide ou inapplicable, les autres dispositions resteront pleinement en vigueur.
  • Vous ne pouvez pas céder ou transférer vos droits ou obligations en vertu de ces Conditions sans notre consentement écrit préalable. Nous pouvons céder nos droits et obligations dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une vente de notre entreprise.
  • Aucun défaut ou retard de notre part dans l'exercice d'un droit ou d'un recours en vertu de ces Conditions ne constitue une renonciation à ce droit ou recours.

22. Contact

Si vous avez des questions concernant ces Conditions ou la Plateforme, vous pouvez nous contacter à :

Peakdesigns CommV (Cleero)
Voortstraat 72
3580 Beringen
Belgique
E-mail : [email protected]