Betalingsherinneringen en wanbetalers: wat mag je aanrekenen in 2026?
Elke zelfstandige kent het: de factuur is al weken vervallen en het blijft stil aan de andere kant. Wanbetalers kosten je niet alleen geld, maar ook tijd en energie. Gelukkig sta je juridisch sterker dan je denkt — als je de spelregels kent. Die verschillen wel stevig naargelang je klant een bedrijf of een particulier is.
Eerst: welke betalingstermijn geldt er?
Alles begint bij de vervaldag van je factuur.
Tussen ondernemingen (B2B) geldt de wet van 2 augustus 2002 op de betalingsachterstand bij handelstransacties. Spreek je niets af, dan moet je klant betalen binnen 30 kalenderdagen. Contractueel kan je die termijn verlengen tot maximaal 60 dagen — langere termijnen zijn sinds de wetswijziging van 2022 verboden, ook als beide partijen akkoord gaan.
Bij particulieren (B2C) bepaal je zelf de betalingstermijn op je factuur of in je algemene voorwaarden. Zet die er dus altijd duidelijk op — zonder termijn wordt discussiëren met een wanbetaler een stuk lastiger.
Vermeld je betalingstermijn trouwens niet alleen in je voorwaarden, maar ook zichtbaar op de factuur zelf, naast de verplichte vermeldingen op een Belgische factuur.
Klant is een bedrijf? Dan loopt de teller automatisch
Voor B2B-facturen is de wet opvallend gunstig voor jou als schuldeiser. Vanaf de dag na de vervaldag heb je automatisch recht op:
- Verwijlinteresten tegen de wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties. Begin 2026 bedraagt die 10,5 % per jaar. Het tarief wordt elk semester opnieuw vastgelegd en gepubliceerd door de FOD Financiën.
- Een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor je invorderingskosten — per factuur, zonder dat je die kosten moet bewijzen.
Je hoeft daarvoor geen ingebrekestelling te sturen: het recht ontstaat van rechtswege. Bovenop het forfait van 40 euro kan je een redelijke schadevergoeding vragen voor invorderingskosten die daar bovenuit gaan, zoals de kosten van een advocaat of incassobureau.
Een rekenvoorbeeld: een factuur van 5.000 euro staat 60 dagen open na de vervaldag. Aan 10,5 % per jaar loopt de intrest op tot ongeveer 86 euro, plus het forfait van 40 euro. Je mag dus zo'n 126 euro extra aanrekenen — en dat weten vermelden in je herinnering doet vaak wonderen.
Klant is een particulier? Dan gelden strikte beschermingsregels
Sinds de wet op de invordering van consumentenschulden (boek XIX van het Wetboek van economisch recht, in werking sinds september 2023) is de volgorde bij consumenten strak geregeld. Wie ze niet volgt, kan aangerekende kosten moeten terugbetalen.
Stap 1: de eerste herinnering is gratis. Je mag er geen kosten voor aanrekenen. Voor contracten met regelmatige leveringen (zoals een abonnement) zijn de eerste drie herinneringen per jaar gratis; daarna mag je maximaal 7,50 euro plus portokosten vragen.
Stap 2: wacht minstens 14 kalenderdagen. Pas na die termijn — die start op de derde werkdag na verzending per post, of de kalenderdag na verzending per e-mail — mogen verwijlinteresten en schadevergoeding beginnen lopen.
Stap 3: enkel wat in je voorwaarden staat. Zonder schadebeding in je algemene voorwaarden kan je geen forfaitaire vergoeding eisen. En de bedragen zijn wettelijk geplafonneerd:
| Openstaand bedrag | Maximale schadevergoeding | |---|---| | Tot 150 euro | 20 euro | | 150,01 tot 500 euro | 30 euro + 10 % van het bedrag | | Meer dan 500 euro | 65 euro + 5 % van het bedrag (max. 2.000 euro) |
De verwijlintrest voor consumenten mag bovendien niet hoger zijn dan de wettelijke rentevoet: 4,5 % in 2026.
Ook hier een rekenvoorbeeld: een particuliere klant betaalt een factuur van 400 euro niet. Na je gratis eerste herinnering en de wachttermijn van 14 dagen mag je maximaal 30 euro + 10 % van 400 euro = 70 euro schadevergoeding aanrekenen, plus verwijlintrest van maximaal 4,5 % per jaar op het openstaande bedrag. Reken je meer aan, dan riskeer je dat het volledige schadebeding nietig wordt verklaard — en sta je met lege handen.
Schakel je een incassobureau, advocaat of gerechtsdeurwaarder in, dan moet die eerst een formele ingebrekestelling sturen met alle wettelijk verplichte vermeldingen, gevolgd door opnieuw 14 kalenderdagen rust. De kosten van de invorderaar mogen nooit op de consument worden verhaald.
Een goede betalingsherinnering: zo bouw je ze op
Een doordachte opvolging int meer dan een dreigende toon. Een beproefd traject:
- Vriendelijke herinnering (enkele dagen na vervaldag). Ga uit van een vergetelheid. Vermeld factuurnummer, bedrag, vervaldag en betaalinstructies. Voor consumenten: verplicht gratis.
- Tweede herinnering of aanmaning (± 14 dagen later). Zakelijker van toon. Kondig aan welke kosten en interesten je zal aanrekenen (B2B: mag je meteen al meerekenen).
- Ingebrekestelling (aangetekend). Een formele laatste kans met duidelijke deadline. Vanaf hier bouw je een dossier op voor eventuele gerechtelijke stappen.
- Invordering. Incassobureau, gerechtsdeurwaarder, advocaat of de rechtbank. Weeg de kosten af tegen het openstaande bedrag.
Betwist je klant de factuur gemotiveerd? Dan moet de invordering on hold tot er duidelijkheid is — blijven aanmanen is bij consumenten zelfs een verboden praktijk.
Wat zet je concreet in een betalingsherinnering?
Een goede herinnering laat geen ruimte voor discussie. Neem er minstens dit in op:
- Het factuurnummer en de factuurdatum, zodat je klant meteen weet over welke factuur het gaat
- Het openstaande bedrag, inclusief eventuele reeds aangerekende interesten en kosten (met de berekening erbij)
- De oorspronkelijke vervaldag en de nieuwe uiterste betaaldatum
- De betaalinstructies: rekeningnummer, gestructureerde mededeling en idealiter een betaallink of QR-code — hoe minder moeite betalen kost, hoe sneller het gebeurt
- Een kopie van de factuur als bijlage, zodat "ik heb die nooit ontvangen" geen excuus meer is
Verstuur je de herinnering per e-mail, hou dan bewijs bij van de verzending. Bij een ingebrekestelling kies je voor een aangetekende zending: dat bewijs is goud waard als het later toch tot een procedure komt. En noteer elke betalingsafspraak schriftelijk — een telefonische belofte is bij discussie niets waard.
Voorkomen blijft goedkoper dan invorderen
De beste wanbetaler is degene die er nooit een wordt. Drie hefbomen die meteen renderen:
Factureer onmiddellijk en digitaal. Hoe sneller je factuur vertrekt, hoe sneller de betalingstermijn loopt. Sinds de verplichte e-facturatie in België komen B2B-facturen via Peppol rechtstreeks in de boekhoudsoftware van je klant terecht — geen factuur meer die "nooit is aangekomen" of in een spamfolder belandt.
Zet je voorwaarden op punt. Een duidelijke betalingstermijn, een schadebeding binnen de wettelijke plafonds en een clausule over verwijlinteresten: daarmee sta je bij elke discussie juridisch sterk.
Volg vervaldagen automatisch op. Wie handmatig opvolgt, stuurt herinneringen te laat of vergeet ze. En bij grotere opdrachten: werk met voorschotten of tussentijdse facturen, zodat je nooit maandenlang werk voorfinanciert voor één klant. Automatische betalingsherinneringen houden je cashflow gezond zonder dat het tijd kost — en wie zijn boekhouding zelf doet, ziet meteen welke facturen openstaan.
Wanbetalers opvolgen zonder er werk van te hebben
Met Cleero verstuur je je facturen als e-factuur via Peppol én zie je in één oogopslag welke facturen vervallen zijn. Je stuurt betalingsherinneringen in enkele klikken, met de correcte bedragen en termijnen — zodat jij je kan bezighouden met je zaak in plaats van met naloopwerk.
Probeer Cleero gratis — geen creditcard vereist.