Wat moet er verplicht op een Belgische factuur staan?
Een factuur is meer dan een betalingsverzoek — het is een juridisch document. Als er verplichte gegevens ontbreken, is je factuur niet geldig en kan je klant de btw niet recupereren. Dat leidt tot discussies, late betalingen en soms zelfs boetes.
Hier is een overzicht van alles wat wettelijk verplicht op een Belgische factuur moet staan.
De verplichte vermeldingen op een Belgische factuur
1. Datum van uitreiking
De datum waarop je de factuur opmaakt. Dit is niet noodzakelijk dezelfde datum als de leveringsdatum van de goederen of diensten.
2. Uniek en opeenvolgend factuurnummer
Elke factuur krijgt een uniek nummer dat deel uitmaakt van een doorlopende reeks. Je mag verschillende reeksen gebruiken (bijvoorbeeld per jaar), maar binnen elke reeks mogen er geen gaten zitten.
3. Jouw btw-identificatienummer
Je Belgisch btw-nummer in het formaat BE + 10 cijfers (bijv. BE 0123.456.789). Als je onder de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen valt, vermeld je dit met een verwijzing naar artikel 56bis van het Btw-Wetboek.
4. Naam en adres van de leverancier (jij)
Je volledige naam of bedrijfsnaam en je professioneel adres. Voor eenmanszaken is dat jouw naam en het adres waarop je geregistreerd staat bij de KBO.
5. Btw-nummer en naam van de klant
Voor B2B-facturen vermeld je het btw-nummer van je klant samen met hun naam en adres. Zonder dit btw-nummer kan de klant de btw niet recupereren.
6. Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
Een duidelijke beschrijving van wat je geleverd hebt — voldoende specifiek zodat de belastingdienst kan nagaan wat er gefactureerd werd. "Consulting" alleen is te vaag; "strategisch advies voor digitale transformatie, maart 2026" is beter.
7. Hoeveelheid en prijs per eenheid
De hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten en de eenheidsprijs exclusief btw.
8. Datum van de levering of dienstverlening
De datum waarop de goederen geleverd werden of de dienst plaatsvond. Dit kan afwijken van de factuurdatum.
9. Het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag
Het btw-percentage dat van toepassing is (21%, 12%, 6% of 0%) en het totale btw-bedrag in euro. Als meerdere tarieven van toepassing zijn, vermeld je elk tarief apart.
10. Het totaalbedrag inclusief btw
Het eindtotaal dat je klant moet betalen, inclusief btw.
Bijkomende vermeldingen in specifieke situaties
Medecontractant-regeling (verlegging van heffing): Als de btw verlegd wordt naar de klant, vermeld je "btw verlegd" op de factuur en het btw-nummer van de klant.
Intracommunautaire leveringen: Factureert je aan een bedrijf in een ander EU-land met btw-vrijstelling? Dan vermeld je "vrijgesteld van btw - intracommunautaire levering" en het btw-nummer van je klant.
Btw-vrijstelling kleine ondernemingen: Gebruik je de vrijstellingsregeling? Dan vermeld je expliciet dat je vrijgesteld bent van btw en doe je geen btw-aangifte.
Betalingstermijn: Wettelijk verplicht voor B2B-facturen. Vermeld altijd de vervaldatum of het aantal dagen waarbinnen betaald moet worden.
Wat verandert er door e-facturatie?
Vanaf 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen verstuurd worden via het Peppol-netwerk in een gestructureerd formaat. De verplichte vermeldingen blijven dezelfde — maar ze moeten nu in een digitaal gestructureerd bestand zitten in plaats van op een PDF.
Goede facturatiesoftware vult al deze verplichte velden automatisch in op basis van je klanten- en productcatalogus. Zo kan je nooit een vermelding vergeten.
Met Cleero worden alle verplichte gegevens automatisch toegevoegd aan elke factuur. Je hoeft zelf niets te onthouden. Probeer gratis.