Btw-vrijstellingsregeling: moet jij als kleine onderneming btw aanrekenen?
Je start als zelfstandige of houdt er een kleine zaak in bijberoep op na, en de omzet blijft voorlopig bescheiden. Moet je dan wel 21 % btw op je facturen zetten, elk kwartaal een aangifte indienen en btw doorstorten? Voor veel kleine ondernemers is het antwoord: nee. De btw-vrijstellingsregeling laat je toe om zonder btw te factureren — met minder administratie als gevolg. Maar de regeling heeft ook een keerzijde, en een paar valkuilen die je maar beter op voorhand kent.
Wat is de btw-vrijstellingsregeling?
De btw-vrijstellingsregeling (ook wel de "kleine ondernemingsregeling" genoemd) is een vereenvoudigd btw-stelsel voor ondernemingen met een beperkte omzet. Kom je in aanmerking, dan:
- reken je geen btw aan je klanten aan;
- moet je geen periodieke btw-aangiften indienen;
- moet je geen btw doorstorten aan de Schatkist.
Klinkt aantrekkelijk, en dat is het vaak ook. Maar er staat één belangrijke voorwaarde tegenover: je mag de btw die je zelf aan je leveranciers betaalt niet aftrekken. Je blijft ook gewoon btw-belastingplichtig — je houdt dus je btw-nummer en een aantal verplichtingen op het vlak van facturatie en boekhouding blijven bestaan.
Belangrijk om te begrijpen: "vrijgesteld" betekent hier vrijgesteld van het aanrekenen en doorstorten van btw, niet dat je buiten het btw-systeem valt.
Voor wie geldt de regeling?
Je kunt de vrijstellingsregeling toepassen als je jaarlijkse omzet niet meer dan 25.000 euro (exclusief btw) bedraagt. De juridische vorm van je onderneming speelt geen rol: een eenmanszaak, een vennootschap of een vrij beroep kunnen er allemaal gebruik van maken.
Toch is de regeling niet voor iedereen weggelegd. Uitgesloten zijn onder meer:
- btw-eenheden;
- ondernemingen actief in werk in onroerende staat (een groot deel van de bouwsector);
- horecazaken die verplicht een geregistreerd kassasysteem (het "witte kassa"-systeem) moeten gebruiken;
- de levering van oude materialen.
Ook bepaalde specifieke handelingen zijn uitgesloten, terwijl de onderneming de regeling voor haar andere activiteiten wél kan behouden. Twijfel je of jouw activiteit erbuiten valt? Check het even met je boekhouder voor je de keuze maakt.
Wat betekent het concreet voor je facturen?
Dit is waar de vrijstellingsregeling het meest zichtbaar wordt. Op je factuur staat geen btw-bedrag. In plaats daarvan neem je een verplichte vermelding op die duidelijk maakt waarom er geen btw wordt aangerekend, bijvoorbeeld: "Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen".
Al de andere verplichte vermeldingen op een Belgische factuur blijven wel gewoon van toepassing: je ondernemingsnummer, de factuurdatum, een opeenvolgend nummer, de gegevens van je klant, de omschrijving van je prestatie en het bedrag. Enkel de btw-lijn verdwijnt.
Voor je klant heeft dat een voordeel: die betaalt geen btw bovenop je prijs. Werk je vooral voor particulieren, dan maakt jouw prijs je daardoor concurrentiëler. Werk je vooral voor btw-plichtige bedrijven, dan is dat voordeel kleiner — die klanten recupereren de btw sowieso.
De keerzijde: geen btw-aftrek
De vrijstelling is geen gratis lunch. Omdat je geen btw aanrekent, mag je de btw op je eigen aankopen ook niet terugvragen. En dat kan stevig doorwegen als je veel investeert.
Een voorbeeld. Je koopt in je eerste jaar voor 10.000 euro aan materiaal en apparatuur, met 2.100 euro btw. Onder de gewone btw-regeling krijg je die 2.100 euro terug van de fiscus. Onder de vrijstellingsregeling niet — die btw is voor jou een pure kost.
De vuistregel: de vrijstellingsregeling is aantrekkelijk als je weinig kosten met btw hebt (typisch bij diensten, advies, coaching) en vooral aan particulieren verkoopt. Heb je veel aankopen of grote startinvesteringen, dan is de gewone regeling — met recht op aftrek — vaak voordeliger, ook al betekent dat meer administratie. Voor wie in bijberoep start met beperkte kosten is de vrijstelling daarentegen vaak de logische keuze.
Wat als je boven de 25.000 euro gaat?
De drempel is geen harde muur waar je zomaar tegenaan knalt. De regels zijn genuanceerd:
- Overschrijding met maximaal 10 % (tot 27.500 euro): je mag de vrijstellingsregeling dat kalenderjaar behouden. Pas op 1 januari van het volgende jaar stap je over naar de gewone btw-regeling.
- Overschrijding met meer dan 10 %: je valt onmiddellijk onder de gewone regeling, en wel vanaf de handeling die de drempel over de 27.500 euro duwt. Vanaf die factuur reken je dus btw aan.
Start je in de loop van het jaar, dan wordt de drempel pro rata verminderd volgens het aantal resterende dagen. Begin je bijvoorbeeld op 1 juli 2026, dan wordt de drempel van 25.000 euro herleid tot ongeveer 12.603 euro voor de tweede jaarhelft. Schat je je omzet voor die periode hoger in, dan kom je niet in aanmerking voor de vrijstelling in 2026.
Nog een detail dat mensen verrast: stap je uit de vrijstellingsregeling, dan kun je er pas terug in vanaf 1 januari van het tweede jaar dat op je overstap volgt. Overschakelen is dus geen beslissing die je elk kwartaal terugdraait.
Hoe kies je voor de regeling?
Je regelt dit via de toepassing e604 in MyMinfin (aangifte van aanvang, wijziging of stopzetting van activiteit). Wil je overschakelen naar de vrijstellingsregeling, dan gelden vaste momenten:
- vóór 15 maart, om de regeling toe te passen vanaf 1 april;
- vóór 15 juni, om ze toe te passen vanaf 1 juli;
- vóór 15 september, om ze toe te passen vanaf 1 oktober;
- vóór 15 december, om ze toe te passen vanaf 1 januari van het volgende jaar.
Start je een nieuwe activiteit, dan vraag je de vrijstelling meteen aan in je e604A.
En vergeet dit niet: ook als vrijgestelde onderneming moet je elk jaar tegen 31 maart een klantenlisting indienen via Intervat — het totaalbedrag van je omzet van het voorbije jaar. Zelfs als je niets aan te geven hebt, dien je een nihil-listing in. Periodieke aangiften vervallen dus, maar deze jaarlijkse verplichting blijft.
En verkopen in de rest van Europa?
Sinds 1 januari 2025 is de regeling gemoderniseerd en uitgebreid naar de hele Europese Unie. Vroeger gold de Belgische vrijstelling enkel voor je Belgische omzet; verkocht je aan een particulier in het buitenland, dan moest je daar wél btw op rekenen.
Met de nieuwe SME-regeling kun je de vrijstelling onder voorwaarden ook toepassen op je verkopen in andere EU-lidstaten, zolang:
- je totale omzet in de hele EU onder de 100.000 euro blijft, én
- je onder de nationale drempel blijft van elk land waar je verkoopt (die verschilt per lidstaat).
Wie hiervan gebruikmaakt, moet zijn omzet wel per kwartaal doorgeven aan de Belgische btw-administratie. Voor kleine webshops of dienstverleners die af en toe over de grens verkopen, is dit een welgekomen vereenvoudiging.
Let op: de drempel kan nog stijgen
Er ligt een voorstel op tafel om de omzetdrempel op te trekken van 25.000 naar 30.000 euro. Die maatregel is opgenomen in een ontwerp-programmawet, maar is op dit moment nog niet gestemd en dus nog niet van kracht. Zolang de wet niet in het Belgisch Staatsblad is gepubliceerd, blijft de drempel op 25.000 euro. Hou het in de gaten als je omzet in die zone schommelt — en baseer je beslissingen tot dan op het bedrag dat vandaag geldt.
Vrijgesteld van btw, maar niet van e-facturatie
Een misverstand dat we vaak horen: "Ik reken geen btw aan, dus die e-facturatieverplichting geldt niet voor mij." Dat klopt niet.
Je blijft btw-belastingplichtig, en dat betekent dat de verplichte e-facturatie in België sinds 1 januari 2026 ook op jou van toepassing is. Voor je B2B-facturen moet je dus gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen én versturen via het Peppol-netwerk — ook al staat er geen btw-bedrag op. Een PDF per e-mail volstaat niet langer.
De vrijstellingsregeling verlost je dus van de btw-aangiften, maar niet van de e-facturatie. Goede facturatiesoftware regelt dat laatste zonder dat je er omkijken naar hebt.
Zo pak je het aan met Cleero
Met Cleero maak je facturen die meteen kloppen — mét of zonder btw. Werk je onder de vrijstellingsregeling, dan zet Cleero automatisch de juiste vermelding op je factuur in plaats van een btw-bedrag, en verstuur je je facturen gewoon als e-factuur via Peppol. Ga je later over de drempel en schakel je over naar de gewone regeling, dan pas je dat in een paar klikken aan.
Zo blijf je in orde met de regels, of je nu net gestart bent of net over de 25.000 euro gaat.
Probeer Cleero gratis — geen creditcard vereist.