Verplichte e-facturatie in België: wat moet je doen als zelfstandige?
Sinds 1 januari 2026 is het officieel: als je als zelfstandige of bedrijf facturen stuurt naar andere bedrijven, moet dat digitaal via Peppol. Geen uitzonderingen voor kleine ondernemingen, geen overgangsperiode voor wie zijn zaken op orde heeft.
Klinkt ingewikkeld? Dat valt mee. In dit artikel leggen we uit wat er precies veranderd is, voor wie het geldt, en hoe je het snel in orde brengt.
Wat is er eigenlijk veranderd?
Tot voor kort was een PDF-factuur via e-mail gewoon aanvaard. Dat is nu voorbij voor zakelijke transacties. Vanaf 2026 moet een factuur tussen twee btw-plichtige ondernemingen worden verstuurd als een gestructureerde elektronische factuur — een specifiek digitaal formaat (UBL/XML) dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoud- en facturatiesoftware.
Een PDF is dus geen e-factuur. Een scan van een papieren factuur ook niet. Het gaat om een specifiek technisch formaat dat via het Peppol-netwerk verstuurd wordt.
Voor wie geldt de verplichting?
De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen in België die facturen sturen naar andere btw-plichtige ondernemingen — ongeacht grootte, sector of rechtsvorm. Dus ook:
- Eenmanszaken in hoofd- of bijberoep
- Vrije beroepers (architecten, consultants, coaches...)
- Kleine vennootschappen
- Zelfstandigen met een btw-vrijstelling (omzet onder €25.000) die zakendoen met andere bedrijven
Er zijn een paar uitzonderingen. Factureer je uitsluitend aan particulieren? Dan hoef je zelf geen e-facturen te versturen. Maar opgelet: je moet wel in staat zijn om e-facturen van je leveranciers te ontvangen. Je moet dus sowieso aangesloten zijn op het Peppol-netwerk.
Wat is Peppol precies?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een beveiligd Europees netwerk waarop bedrijven en overheden elektronische documenten — zoals facturen — veilig met elkaar uitwisselen.
Vergelijk het met e-mail, maar dan specifiek voor facturen. Jij stuurt een factuur vanuit jouw software, die factuur reist via het Peppol-netwerk en komt automatisch toe in de boekhoudsoftware van je klant. Geen handmatig overtypen, geen verloren facturen in spamfolders.
Om Peppol te gebruiken heb je facturatiesoftware nodig die verbonden is met het netwerk.
Wat als je nog niet compliant bent?
De FOD Financiën heeft voor het eerste kwartaal van 2026 een tolerantieperiode gehanteerd. Dat wil zeggen: wie kon aantonen dat ze zich serieus aan het voorbereiden waren, kreeg tijdelijk geen boetes. Maar die tolerantie is niet onbeperkt en geldt niet als excuus voor wie niets gedaan heeft.
Bovendien is er een praktisch probleem: als jouw klant al op Peppol zit en jij niet, kan hij de btw op jouw factuur niet recupereren. Dat leidt snel tot fricties en verloren opdrachten.
Hoe regel je het snel?
Het is minder werk dan je denkt. Je hebt gewoon facturatiesoftware nodig die:
- Verbonden is met het Peppol-netwerk
- Facturen aanmaakt in het juiste gestructureerde formaat (UBL)
- Facturen verstuurt en ontvangt via Peppol
Dat is alles. Je hoeft zelf niets technisch te doen — de software regelt de verbinding met het netwerk.
Met Cleero ben je in een paar minuten geregistreerd op Peppol en kan je meteen je eerste e-factuur versturen. Geen technische kennis vereist, geen ingewikkelde setup.
Fiscaal voordeel om het nu te doen
Goed nieuws: de overheid heeft ook een wortel voorzien naast de stok. Voor de inkomstenjaren 2024 tot en met 2027 heb je als zelfstandige of kleine onderneming recht op een verhoogde kostenaftrek van 120% op abonnementen voor facturatiesoftware. Dat betekent dat €100 aan softwarekosten voor €120 aftrekbaar is van je belastbare inkomsten.
Concreet: investeren in de juiste tool kost je netto minder dan je denkt.
Samengevat
- Verplicht voor alle btw-plichtige B2B-facturen sinds 1 januari 2026
- PDF-facturen via e-mail volstaan niet meer
- Je hebt facturatiesoftware nodig die verbonden is met Peppol
- Zelfs wie alleen aan particulieren verkoopt moet e-facturen kunnen ontvangen
- Er is een fiscaal voordeel: 120% kostenaftrek op je facturatiesoftware
Ben je er nog niet klaar voor? Start gratis met Cleero en verstuur vandaag nog je eerste Peppol-factuur.