E-facturatie voor eenmanszaken in België: alles wat je moet weten
Ben je zelfstandige in hoofdberoep of bijberoep met een eenmanszaak? Dan geldt de e-facturatieplicht ook voor jou — zonder uitzondering voor kleine ondernemingen of starters. Hier is wat je moet weten en hoe je het snel in orde brengt.
Geldt de verplichting ook voor mij als kleine eenmanszaak?
Ja. Veel zelfstandigen denken dat ze onder de radar blijven omdat ze klein zijn, weinig factureren of pas recent gestart zijn. Maar de wet maakt geen onderscheid op basis van grootte of omzet.
De verplichting geldt voor elke btw-plichtige onderneming in België die factureert aan andere btw-plichtige ondernemingen. Dus ook voor:
- Eenmanszaken in hoofdberoep
- Eenmanszaken in bijberoep
- Zelfstandigen met een btw-vrijstelling (omzet onder €25.000) die zakendoen met andere bedrijven
- Vrije beroepers zoals consultants, architecten, coaches en fotografen
Het enige scenario waarbij je geen e-facturen hoeft te sturen is als je uitsluitend aan particulieren verkoopt. Maar opgelet: ook dan moet je e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Je bent dus sowieso verplicht om je systemen aan te passen.
Wat verandert er concreet voor een eenmanszaak?
Tot voor kort was een PDF-factuur via e-mail gewoon aanvaard. Dat is nu voorbij voor zakelijke transacties. Vanaf 1 januari 2026 moet een factuur tussen twee btw-plichtige ondernemingen verstuurd worden als een gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk.
Er is ook een praktisch gevaar voor wie nog niet overschakelt: als jij een factuur verstuurt als PDF en je klant is al Peppol-compliant, kan hij de btw op jouw factuur niet recupereren. De kans is reëel dat hij je factuur weigert of betaling uitstelt totdat je een correcte e-factuur stuurt.
Wat heb je als eenmanszaak nodig?
Eigenlijk niet veel. Je hebt gewoon facturatiesoftware nodig die:
- Verbonden is met het Peppol-netwerk
- Facturen aanmaakt in het juiste formaat (UBL/XML)
- Facturen verstuurt en ontvangt via Peppol
Dat is alles. Je hoeft zelf niets technisch te regelen — de software doet de verbinding met Peppol voor je.
Als eenmanszaak heb je ook geen nood aan dure of complexe software. Er zijn tools specifiek ontworpen voor kleine ondernemingen die eenvoudig werken en betaalbaar zijn.
Zijn er uitzonderingen voor eenmanszaken?
Er zijn een paar specifieke situaties waarbij de verplichting niet geldt voor het versturen van facturen:
- Je verkoopt uitsluitend aan particulieren (B2C) — maar je moet nog steeds e-facturen kunnen ontvangen
- Je diensten zijn volledig vrijgesteld van btw op basis van artikel 44 van het Btw-Wetboek (denk aan bepaalde medische beroepen of onderwijsinstellingen)
- Je bent niet in België gevestigd zonder vaste inrichting
Twijfel je of jouw situatie onder een uitzondering valt? Vraag het aan je boekhouder.
Fiscaal voordeel om nu te starten
De overheid heeft een fiscale stimulans voorzien voor wie overschakelt. Voor de inkomstenjaren 2024 tot en met 2027 heb je als eenmanszaak recht op een verhoogde kostenaftrek van 120% op abonnementen voor facturatiesoftware.
Concreet: als je €108 per jaar betaalt voor je facturatietool, mag je €129,60 aftrekken van je belastbare inkomsten. Niet spectaculair, maar het is een gratis voordeel bovenop software die je sowieso nodig hebt.
Hoe begin je als eenmanszaak?
Stap 1: Kies facturatiesoftware die Peppol-ready is en specifiek gebouwd is voor kleine ondernemingen — iets dat snel werkt zonder ingewikkelde instellingen.
Stap 2: Maak een account aan. Je Peppol-registratie verloopt automatisch via de software.
Stap 3: Verstuur je eerste e-factuur. Vanaf dat moment ben je compliant.
Met Cleero doorloop je deze stappen in een paar minuten. Probeer het gratis — geen creditcard vereist.