Hoe schakel je over van papieren facturen naar e-facturatie?
Je hebt jaren gewerkt met papieren facturen of een simpele Excel. Nu moet je overstappen naar e-facturatie via Peppol. Klinkt ingewikkelder dan het is. Hier is een stap-voor-stap aanpak om de overstap zo vlot mogelijk te laten verlopen.
Stap 1: Kies de juiste software
Het eerste en belangrijkste wat je doet is een Peppol-compatibele facturatietool kiezen. Zorg dat de software:
- Verbonden is met het Peppol-netwerk
- Belgische btw-regels ondersteunt
- Werkt met de boekhoudsoftware van jouw accountant
- Eenvoudig genoeg is dat je hem echt dagelijks gebruikt
Je hoeft niet de duurste of meest uitgebreide tool te kiezen. Voor de meeste zelfstandigen is een eenvoudig, betaalbaar pakket meer dan voldoende.
Stap 2: Maak je account aan en registreer op Peppol
Als je een account aanmaakt in Peppol-compatibele software, wordt je automatisch geregistreerd op het Peppol-netwerk op basis van je KBO-nummer. Je hoeft zelf niets te doen bij de overheid of een apart loket.
Van zodra je geregistreerd bent, ben je bereikbaar op Peppol — zowel voor het versturen als ontvangen van facturen.
Stap 3: Voer je klanten en producten in
Neem de tijd om je meest gebruikte klanten en producten of diensten in te voeren in de software. De meeste tools laten je dit importeren vanuit een Excel of CSV, zodat je niet alles handmatig hoeft over te tikken.
Eens je klanten en producten zijn ingevoerd, maak je een factuur aan in een paar klikken.
Stap 4: Verstuur je eerste e-factuur
Maak een testfactuur aan — eventueel aan jezelf of een bevriend bedrijf dat ook op Peppol zit — en verstuur die via Peppol. Zo check je of alles correct werkt voordat je echte facturen verstuurt.
Controleer ook of je inkomende Peppol-facturen correct ontvangen worden. Vraag eventueel aan een leverancier om een testfactuur te sturen.
Stap 5: Informeer je klanten
Stuur een korte boodschap naar je vaste klanten dat je voortaan factureert via Peppol. Je hoeft niet technisch te worden — iets simpels als "Vanaf nu ontvang je mijn facturen digitaal via het Peppol-netwerk. Je ontvangt ze automatisch in je boekhoudsoftware" volstaat.
Klanten die nog niet op Peppol zitten, krijgen de factuur voorlopig nog via e-mail. Dat is een automatische fallback in goede facturatiesoftware.
Wat met je oude facturen?
Je hoeft oude facturen niet te migreren of opnieuw te versturen. De verplichting geldt voor facturen die je vanaf 1 januari 2026 uitreikt. Wat er voor die datum is, blijft zoals het was.
Wel handig: bewaar je oude facturen digitaal, zodat je ze snel kan terugvinden bij een controle. De wettelijke bewaartermijn voor facturen in België is 7 jaar.
Hoe lang duurt de overstap?
Als je de juiste software kiest, is de overstap een kwestie van een namiddag. Account aanmaken, klanten invoeren, eerste factuur versturen — dat is het. De technische complexiteit zit in de software, niet bij jou.
Start gratis met Cleero en verstuur vandaag nog je eerste Peppol-factuur.