Wat als mijn klant nog niet op Peppol zit?
Je bent zelf in orde — je hebt Peppol-compatibele facturatiesoftware, je ID is geregistreerd op het netwerk. Maar dan wil je een factuur sturen aan een klant en blijkt die nog niet aangesloten te zijn op Peppol. Wat nu?
Is dat mogelijk?
Ja, en het komt vaker voor dan je denkt. Eind november 2025 waren ongeveer 515.000 van de 1,18 miljoen Belgische btw-plichtige ondernemingen geregistreerd op Peppol — dat is minder dan de helft. Hoewel dat aantal sindsdien gestegen is, zijn er nog altijd veel bedrijven die niet of niet correct aangesloten zijn.
Wat gebeurt er als je klant geen Peppol-ID heeft?
Als je klant niet op Peppol zit, kan de factuur niet digitaal via het netwerk afgeleverd worden. Goede facturatiesoftware vangt dit op met een fallback: de factuur wordt dan alsnog via e-mail verstuurd als PDF.
Dat is een praktische tussenoplossing die voorkomt dat je factuur gewoon niet aankomt. Maar het is geen perfecte situatie — je klant is immers ook verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. Als hij dat niet kan, is hij niet in orde met de wet.
Is het jouw verantwoordelijkheid?
Nee. Jij bent verantwoordelijk voor het correct versturen van de factuur. Als je de factuur via Peppol hebt aangeboden en je klant is niet bereikbaar op het netwerk, ligt de verantwoordelijkheid bij je klant. Het is zijn plicht om zich aan te sluiten op Peppol.
Dat gezegd, in de praktijk wil je gewoon dat je factuur aankomt en betaald wordt. Een korte boodschap aan je klant — "het wordt tijd dat je ook op Peppol geraakt, anders kan ik je geen conforme factuur sturen" — is geen slechte zet.
Hoe controleer je of een klant op Peppol zit?
In Cleero vul je gewoon het btw-nummer van je klant in bij het aanmaken van een factuur. De software controleert automatisch of die klant bereikbaar is op Peppol. Als dat het geval is, wordt de factuur via Peppol verstuurd. Zo niet, val je terug op e-mail.
Wat als een klant weigert zich aan te sluiten?
Dat is een zakelijke discussie die je met je klant moet voeren. Juridisch is het duidelijk: beide partijen zijn verplicht om e-facturen te kunnen uitwisselen. Als je klant weigert of de overstap eindeloos uitstelt, riskeer hij boetes van de FOD Financiën. Dat is zijn probleem, niet het jouwe.
Wat je wel kan doen is je klant informeren over de verplichting en de beschikbare tools. Veel ondernemingen weten gewoon niet goed hoe ze moeten starten. Een vriendelijk duwtje in de goede richting — met een link naar een eenvoudige tool — kan het probleem snel oplossen.
Kortom: zorg dat jij in orde bent, en de rest volgt vanzelf. Start gratis met Cleero en stuur vandaag je eerste Peppol-factuur.