Een fout ontdekt op een verzonden factuur? Zoek eerst de oorspronkelijke factuur op en beschrijf wat er verkeerd is. Voor een Belgische zakelijke factuur zijn het correctiedocument, het verzendformaat en de boekhoudkundige verwerking drie afzonderlijke aandachtspunten. Alleen een klantgegeven in je adresboek aanpassen vertelt de ontvanger nog niet wat er met de eerdere factuur moet gebeuren.
Moet de creditnota via Peppol?
Volgens de officiële Belgische FAQ, vraag 5 volgt een document dat een gestructureerde factuur wijzigt en er ondubbelzinnig naar verwijst hetzelfde formaat. Dat geldt ook voor creditnota’s. Kijk dus naar het oorspronkelijke document, niet alleen naar de datum waarop je de correctie maakt.
Gebruik deze tabel als vertrekpunt. Ze bepaalt niet welke btw-correctie jouw dossier vereist.
| Situatie | Wat controleer je? |
|---|---|
| De oorspronkelijke factuur ging gestructureerd via Peppol. | Zorg dat het correctiedocument naar het origineel verwijst en hetzelfde gestructureerde formaat volgt. |
| Je corrigeert in 2026 een pdf-factuur uit 2025. | Vraag 23 beschrijft een uitzondering: een pdf-creditnota blijft mogelijk als de klant die aanvaardt. |
| Je stuurde een factuur naar de verkeerde onderneming. | Controleer de identiteit en bespreek de correctie; alleen opnieuw verzenden naar iemand anders lost het oorspronkelijke document niet op. |
| De klant betwist een bedrag of btw-behandeling. | Verzamel de feiten en laat de passende correctie en boeking beoordelen. |
Verzamel eerst deze gegevens
Maak één kort dossier voordat je iets opnieuw verstuurt. Deze praktische checklist helpt jou en je boekhouder om over dezelfde documenten te spreken:
- Het volledige oorspronkelijke factuurnummer, de datum en het verzonden bestand.
- De identiteit van de geadresseerde en van de bedoelde klant.
- Een concrete foutomschrijving: welke regel, welk bedrag of welk gegeven klopt niet?
- De reactie van de klant en wat al betaald of geboekt is.
- De afgesproken correctie en de verwijzing naar het oorspronkelijke document.
- Na verzending: het correctiedocument, de verzendstatus en de communicatie samen bewaren.
Voor algemene factuurgegevens gebruik je de checklist met verplichte vermeldingen. Onze uitleg over factuurnummering helpt om documenten eenduidig uit elkaar te houden.
Verkeerde ontvanger is een aparte situatie
Stel dat factuur 2026-0042 naar onderneming A ging, terwijl je aan onderneming B leverde. De officiële FAQ maakt onderscheid tussen beide kanten: A moet de niet voor haar bestemde factuur zonder tegenprestatie weigeren; de verzender moet de onterecht gefactureerde bedragen corrigeren met een verbeterend stuk, praktisch een creditnota. Bespreek ook de btw- en boekhoudkundige gevolgen met je boekhouder.
Een discussie over de prijs van een werkelijk geleverde dienst is een andere situatie. Het CBN-advies over betwiste schulden maakt duidelijk dat betwisting geen algemene reden is om een schuld buiten de boekhouding te laten.
Controleer het resultaat van de correctie
Peppol BIS Billing kent creditnota’s én negatieve facturen. Volg daarom de passende werkwijze van je software; voeg niet zomaar overal negatieve bedragen toe. Controleer samen met de ontvanger welk document de correctie bevat en hoe het aansluit op het origineel. Een verzendstatus alleen beslecht geen inhoudelijk geschil.
Deze uitleg behandelt gewone Belgische zakelijke situaties, geen volledige btw-handleiding. Wil je je facturatie organiseren met Cleero? Bekijk het aanbod.