Een factuurnummer helpt jou, je klant en je boekhouder om precies dezelfde factuur terug te vinden. Voor een gewone Belgische btw-factuur vraagt artikel 5 §1, 1° van KB nr. 1 een opeenvolgend nummer binnen één of meer reeksen, dat de factuur eenduidig identificeert. Ook de uitreikingsdatum moet worden vermeld.
Hieronder vertalen we die regel naar praktische voorbeelden. De nummerformaten en werkwijze zijn organisatietips, geen wettelijk voorgeschreven sjabloon. Voor de overige velden gebruik je onze checklist met verplichte factuurvermeldingen.
Kies een herkenbare nummeropbouw
Een eenvoudige opbouw is bijvoorbeeld 2026-0001, gevolgd door 2026-0002 en 2026-0003. Het jaartal maakt de reeks herkenbaar; het laatste deel loopt op. Schrijf vooraf op welke opbouw je gebruikt, zodat een collega of boekhouder dezelfde nummers begrijpt.
| Voorbeeld | Praktische betekenis |
|---|---|
2026-0041 → 2026-0042 |
Twee opeenvolgende nummers binnen dezelfde jaarreeks. |
A-2026-0041 en B-2026-0041 |
Twee herkenbare reeksen; het volledige nummer verschilt. |
Tweemaal 2026-0041 op verschillende facturen |
Hetzelfde volledige nummer identificeert niet meer één factuur. |
Kijk dus naar het volledige factuurnummer, niet alleen naar de laatste cijfers. Meerdere reeksen zijn voorzien in de wettelijke bepaling, maar extra reeksen maken je administratie ook complexer. Gebruik ze praktisch alleen wanneer je duidelijk kunt uitleggen waar iedere reeks voor dient.
Een nieuw jaar: niet automatisch opnieuw beginnen
De genoemde bepaling schrijft geen jaarlijkse herstart voor. Kies je voor een nieuwe jaarreeks, controleer dan de overgang bewust. In ons voorbeeld kan 2027-0001 de nieuwe reeks herkenbaar maken naast de eerdere reeks 2026-….
Dat is iets anders dan opnieuw 0001 gebruiken zonder onderscheid, terwijl dat volledige nummer al een andere factuur aanduidt. Leg vast wanneer de nieuwe reeks begint en controleer de uitreikingsdatum. Laat de gekozen werkwijze bij twijfel met je boekhouder aansluiten op je administratie.
Andere software: controleer vóór je eerste verzending
Bij een overstap is niet alleen het zichtbare nummerformaat belangrijk. Controleer als praktische voorzorg ook welke nummers al in gebruik zijn en wie nog facturen kan uitreiken in het oude programma.
- Noteer per bestaande reeks het laatste gebruikte nummer en de bijbehorende factuurdatum.
- Spreek het overstapmoment af en bepaal of je een reeks voortzet of een duidelijk onderscheiden reeks gebruikt.
- Controleer het voorgestelde eerste nummer in de nieuwe software voordat je een factuur uitreikt.
- Vergelijk het volledige nummer met bestaande facturen, ook wanneer je verschillende programma's of medewerkers hebt.
- Controleer na de eerste echte factuur of je die onder hetzelfde nummer terugvindt in je administratie.
Onze overstapchecklist voor e-facturatie behandelt daarnaast ontvangst en toegang tot eerdere documenten.
Een dubbel nummer of een sprong ontdekt?
Zoek eerst uit wat er is gebeurd: gaat het om een concept, een al uitgereikte factuur of een weergave uit een andere reeks? Verander bestaande nummers niet enkel om een overzicht er netjes te laten uitzien. Bewaar de context en bespreek een eventuele correctie met je boekhouder. Deze checklist bepaalt niet welke correctie jouw concrete dossier vereist.
Controleer vóór verzending steeds nummer, reeks en datum samen. Zoek je facturatiesoftware voor je Belgische onderneming? Bekijk het aanbod van Cleero.