Vraag je een voorschot aan een Belgische zakelijke klant? Houd vier dingen apart: wat je hebt afgesproken, welk document je hebt uitgereikt, wat de klant werkelijk heeft betaald en welk saldo nog openstaat. Een bedrag op een offerte of een betaling op je bankrekening vertelt op zichzelf niet hoe de volledige factuurketen moet worden verwerkt.
Kan een voorschotfactuur via Peppol?
Technisch wel: Peppol BIS Billing ondersteunt voorschotprocessen en kent documentcode 386 voor een voorschotfactuur. De standaard kan ook een reeds ontvangen betaling op een factuur weergeven. Dat zijn verschillende situaties; de code voor een voorschotfactuur is niet hetzelfde als het veld voor reeds betaald.
Voor een factuur die onder de Belgische verplichting valt, blijft het gestructureerde formaat van toepassing. De officiële B2B-FAQ beschrijft de algemene regels en Peppol als uitgangspunt. De benaming ‘voorschot’ bepaalt op zichzelf geen uitzondering. Of en wanneer je een factuur moet uitreiken en btw verschuldigd wordt, moet je voor je concrete dossier beoordelen.
Stel eerst deze drie vragen
| Vraag | Wat controleer je? |
|---|---|
| Is dit een afspraak, betaalvraag of uitgereikte factuur? | Noteer de aard van het document en de afgesproken prestatie. Ga niet alleen op de bestandsnaam af. |
| Is het voorschot al betaald? | Zoek de ontvangen betaling en koppel die aan de juiste klant en opdracht. Alleen een gevraagd bedrag is geen ontvangst. |
| Bestaan er al voorschotfacturen? | Verzamel hun nummers, bedragen en betaalstatus vóór je de eindafrekening opstelt. Stem de verwerking af met je boekhouder. |
Rekenvoorbeeld: controle van het betalingssaldo
Het veld reeds betaald, BT-113 gaat over bedragen die al vooruitbetaald zijn. De rekenregel BR-CO-16 verbindt dat bedrag met het nog te betalen saldo.
Dit voorbeeld controleert het betalingssaldo van één gedeeltelijk betaalde factuur, zonder aparte eerder uitgereikte voorschotfacturen. Er is geen afrondingsverschil:
| Gegeven | Bedrag |
|---|---|
| Totaal van de factuur inclusief btw | €1.210 |
| Werkelijk ontvangen vooruitbetaling | €363 |
| Nog te betalen | €847 |
De rekensom is 1210 − 363 = 847. Dit is uitsluitend een voorbeeld van het betalingssaldo, geen model voor de btw-grondslag of de boeking van eerder uitgereikte voorschotfacturen. Trek hetzelfde voorschot niet opnieuw af als de gekozen afrekening het al heeft verrekend. Laat bij meerdere voorschotten of verschillende btw-behandelingen de volledige documentketen controleren.
Controleer vóór verzending het hele dossier
- Bewaar de afspraak, opdracht- of offertereferentie bij de documenten.
- Leg per voorschot vast: factuurnummer indien aanwezig, bedrag, betaald bedrag en ontvangstdatum.
- Controleer dat de afrekening aansluit op de eerdere documenten en betalingen.
- Bekijk het nog te betalen bedrag in de gestructureerde factuur én in de leesbare weergave. Alleen een pdf handmatig aanpassen herstelt de gestructureerde gegevens niet.
- Bewaar de verzonden versie en bespreek een al verzonden fout met de ontvanger; voorkom een tweede betalingsvraag voor hetzelfde bedrag.
Lees ook de uitleg over UBL, XML en PDF en een foutieve factuur corrigeren. Controleer hoe jouw software voorschotten en ontvangen betalingen verwerkt. Dit artikel is geen volledige Belgische btw-handleiding. Wil je je facturatie organiseren? Bekijk het aanbod van Cleero.