Fordern Sie eine Anzahlung von einem belgischen Geschäftskunden an? Trennen Sie vier Punkte: die Vereinbarung, das ausgestellte Dokument, die tatsächlich erhaltene Zahlung und den offenen Restbetrag. Ein Betrag im Angebot oder ein Zahlungseingang allein legt nicht fest, wie die gesamte Rechnungskette zu behandeln ist. Dieser Artikel bezieht sich auf Belgien.
Kann eine Anzahlungsrechnung über Peppol versandt werden?
Technisch ja: Peppol BIS Billing unterstützt Anzahlungsprozesse und den Dokumentcode 386 für eine Anzahlungsrechnung. Der Standard kann auch bereits erhaltene Zahlungen auf einer Rechnung abbilden. Das sind unterschiedliche Fälle: Der Code für die Anzahlungsrechnung ist nicht das Feld für bereits gezahlte Beträge.
Für eine Rechnung im Geltungsbereich der belgischen Pflicht bleibt das strukturierte Format maßgeblich. Die offiziellen B2B-FAQ erläutern die allgemeinen Regeln und Peppol als grundsätzlichen Übermittlungsweg. Die Bezeichnung „Anzahlung“ schafft für sich keine Ausnahme. Ob und wann eine Rechnung auszustellen ist und wann Mehrwertsteuer geschuldet wird, muss für Ihren konkreten Fall geprüft werden.
Stellen Sie zuerst diese drei Fragen
| Frage | Was prüfen Sie? |
|---|---|
| Handelt es sich um eine Vereinbarung, Zahlungsaufforderung oder ausgestellte Rechnung? | Halten Sie Dokumentart und vereinbarte Leistung fest. Verlassen Sie sich nicht nur auf den Dateinamen. |
| Ist die Anzahlung bereits eingegangen? | Ordnen Sie die erhaltene Zahlung dem richtigen Kunden und Auftrag zu. Eine angeforderte Summe ist kein Zahlungseingang. |
| Gibt es bereits Anzahlungsrechnungen? | Sammeln Sie Nummern, Beträge und Zahlungsstatus vor der Schlussabrechnung. Stimmen Sie die Behandlung mit Ihrem Buchhalter ab. |
Beispiel: den offenen Zahlungsbetrag prüfen
Das Feld bereits gezahlter Betrag, BT-113 betrifft tatsächlich geleistete Vorauszahlungen. Die Regel BR-CO-16 verknüpft diesen Betrag mit dem noch zu zahlenden Rest.
Dieses Beispiel prüft den Zahlungsrest einer einzigen teilweise bezahlten Rechnung, ohne gesonderte, bereits ausgestellte Anzahlungsrechnungen. Es gibt keine Rundungsanpassung:
| Angabe | Betrag |
|---|---|
| Rechnungsbetrag einschließlich Mehrwertsteuer | 1.210 € |
| Tatsächlich erhaltene Vorauszahlung | 363 € |
| Noch zu zahlen | 847 € |
Die Rechnung lautet 1210 − 363 = 847. Sie zeigt nur den Zahlungsrest, kein Muster für die Mehrwertsteuerbemessungsgrundlage oder die Verbuchung bereits ausgestellter Anzahlungsrechnungen. Ziehen Sie eine Anzahlung nicht erneut ab, wenn die gewählte Abrechnung sie bereits berücksichtigt. Lassen Sie bei mehreren Anzahlungen oder unterschiedlichen Mehrwertsteuerbehandlungen die gesamte Dokumentkette prüfen.
Prüfen Sie die Unterlagen vor dem Versand
- Bewahren Sie die Vereinbarung und Auftrags- oder Angebotsreferenz bei den Dokumenten auf.
- Erfassen Sie je Anzahlung: gegebenenfalls Rechnungsnummer, Betrag, gezahlten Betrag und Eingangsdatum.
- Stimmen Sie die Abrechnung mit früheren Dokumenten und Zahlungen ab.
- Vergleichen Sie den fälligen Betrag in der strukturierten Rechnung und der lesbaren Darstellung. Eine Änderung allein im PDF berichtigt die strukturierten Daten nicht.
- Bewahren Sie die versandte Fassung auf und besprechen Sie einen bereits übermittelten Fehler mit dem Empfänger; fordern Sie denselben Betrag nicht zweimal an.
Lesen Sie auch über UBL, XML und PDF sowie die Berichtigung einer fehlerhaften Rechnung. Prüfen Sie, wie Ihre Software Anzahlungen und erhaltene Zahlungen verarbeitet. Dieser Artikel ist kein vollständiges belgisches Mehrwertsteuerhandbuch. Für Ihre Rechnungsorganisation: Entdecken Sie das Angebot von Cleero.