Was muss auf einer belgischen Rechnung stehen? Alle Pflichtangaben im Überblick
Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung — sie ist ein juristisches Dokument. Fehlen Pflichtangaben, ist Ihre Rechnung ungültig und Ihr Kunde kann die Mehrwertsteuer nicht zurückfordern. Das führt zu Diskussionen, verspäteten Zahlungen und manchmal sogar zu Bußgeldern.
Hier finden Sie einen vollständigen Überblick über alles, was gesetzlich auf einer belgischen Rechnung stehen muss.
Die Pflichtangaben auf einer belgischen Rechnung
1. Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellen. Dieses muss nicht zwingend mit dem Liefer- oder Leistungsdatum übereinstimmen.
2. Eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung erhält eine eindeutige Nummer, die Teil einer fortlaufenden Reihe ist. Sie dürfen verschiedene Nummernkreise verwenden (z. B. pro Jahr), aber innerhalb jedes Nummernkreises dürfen keine Lücken entstehen.
3. Ihre MwSt.-Identifikationsnummer
Ihre belgische MwSt.-Nummer im Format BE + 10 Ziffern (z. B. BE 0123.456.789). Falls Sie unter die Mehrwertsteuerbefreiung für Kleinunternehmen fallen, vermerken Sie dies mit einem Verweis auf Artikel 56bis des MwSt.-Gesetzbuchs.
4. Name und Anschrift des Lieferanten (Sie)
Ihr vollständiger Name oder Firmenname und Ihre geschäftliche Anschrift. Bei Einzelunternehmen ist dies Ihr Name und die Adresse, unter der Sie bei der ZDU (Zentrale Datenbank der Unternehmen) registriert sind.
5. MwSt.-Nummer und Name des Kunden
Bei B2B-Rechnungen geben Sie die MwSt.-Nummer Ihres Kunden zusammen mit Name und Anschrift an. Ohne diese MwSt.-Nummer kann der Kunde die Mehrwertsteuer nicht zurückfordern.
6. Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
Eine klare Beschreibung dessen, was Sie geliefert haben — spezifisch genug, damit die Steuerbehörde nachvollziehen kann, was in Rechnung gestellt wurde. „Beratung" allein ist zu vage; „strategische Beratung zur digitalen Transformation, März 2026" ist besser.
7. Menge und Preis pro Einheit
Die Menge der gelieferten Waren oder Dienstleistungen und der Stückpreis ohne Mehrwertsteuer.
8. Datum der Lieferung oder Leistungserbringung
Das Datum, an dem die Waren geliefert wurden oder die Dienstleistung erbracht wurde. Dieses kann vom Rechnungsdatum abweichen.
9. Der angewandte MwSt.-Satz und der MwSt.-Betrag
Der geltende Mehrwertsteuersatz (21 %, 12 %, 6 % oder 0 %) und der gesamte MwSt.-Betrag in Euro. Wenn mehrere Steuersätze gelten, geben Sie jeden Satz separat an.
10. Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer
Der Endbetrag, den Ihr Kunde zu zahlen hat, einschließlich Mehrwertsteuer.
Zusätzliche Angaben in besonderen Fällen
Reverse-Charge-Verfahren (Umkehr der Steuerschuldnerschaft): Wird die Mehrwertsteuer auf den Kunden verlagert, vermerken Sie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" auf der Rechnung sowie die MwSt.-Nummer des Kunden.
Innergemeinschaftliche Lieferungen: Stellen Sie einem Unternehmen in einem anderen EU-Land eine Rechnung mit MwSt.-Befreiung aus? Dann vermerken Sie „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung" und die MwSt.-Nummer Ihres Kunden.
MwSt.-Befreiung für Kleinunternehmen: Nutzen Sie die Befreiungsregelung? Dann vermerken Sie ausdrücklich, dass Sie von der Mehrwertsteuer befreit sind, und geben keine MwSt.-Erklärung ab.
Zahlungsfrist: Für B2B-Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben. Geben Sie immer das Fälligkeitsdatum oder die Anzahl der Tage an, innerhalb derer die Zahlung erfolgen muss.
Was ändert sich durch die E-Rechnungsstellung?
Seit dem 1. Januar 2026 müssen Rechnungen zwischen belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen über das Peppol-Netzwerk in einem strukturierten Format versendet werden. Die Pflichtangaben bleiben dieselben — sie müssen jetzt jedoch in einer digital strukturierten Datei enthalten sein, anstatt auf einer PDF.
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