Zahlungserinnerungen und säumige Zahler: Was dürfen Sie 2026 berechnen?
Jeder Selbstständige kennt es: Die Rechnung ist seit Wochen fällig, und auf der anderen Seite herrscht Funkstille. Säumige Zahler kosten Sie nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Energie. Die gute Nachricht: Rechtlich stehen Sie stärker da, als Sie denken — wenn Sie die Spielregeln kennen. Und die unterscheiden sich erheblich, je nachdem, ob Ihr Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist.
Zuerst: Welche Zahlungsfrist gilt?
Alles beginnt mit dem Fälligkeitsdatum Ihrer Rechnung.
Zwischen Unternehmen (B2B) gilt das belgische Gesetz vom 2. August 2002 zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr. Ohne Vereinbarung muss Ihr Kunde innerhalb von 30 Kalendertagen zahlen. Vertraglich können Sie die Frist auf maximal 60 Tage verlängern — längere Fristen sind seit der Gesetzesänderung von 2022 verboten, selbst wenn beide Parteien einverstanden sind.
Bei Privatkunden (B2C) legen Sie die Zahlungsfrist selbst auf Ihrer Rechnung oder in Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen fest. Geben Sie sie also immer deutlich an — ohne Frist wird die Diskussion mit einem säumigen Zahler deutlich schwieriger.
Nennen Sie Ihre Zahlungsfrist übrigens nicht nur in Ihren Bedingungen, sondern auch gut sichtbar auf der Rechnung selbst, neben den Pflichtangaben auf einer belgischen Rechnung.
Ihr Kunde ist ein Unternehmen? Dann läuft der Zähler automatisch
Bei B2B-Rechnungen ist das Gesetz erstaunlich günstig für Sie als Gläubiger. Ab dem Tag nach Fälligkeit haben Sie automatisch Anspruch auf:
- Verzugszinsen zum gesetzlichen Zinssatz für Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr. Anfang 2026 beträgt dieser 10,5 % pro Jahr. Der Satz wird halbjährlich neu festgelegt und vom FÖD Finanzen veröffentlicht.
- Eine Pauschale von 40 Euro für Ihre Beitreibungskosten — pro Rechnung, ohne dass Sie diese Kosten nachweisen müssen.
Eine Mahnung ist dafür nicht erforderlich: Der Anspruch entsteht von Rechts wegen. Über die 40-Euro-Pauschale hinaus können Sie einen angemessenen Ersatz für darüber hinausgehende Beitreibungskosten verlangen, etwa die Kosten eines Anwalts oder Inkassobüros.
Ein Rechenbeispiel: Eine Rechnung über 5.000 Euro ist 60 Tage nach Fälligkeit noch offen. Bei 10,5 % pro Jahr summieren sich die Zinsen auf rund 86 Euro, plus die Pauschale von 40 Euro. Sie dürfen also etwa 126 Euro zusätzlich berechnen — und das in Ihrer Erinnerung zu erwähnen, wirkt oft Wunder.
Ihr Kunde ist eine Privatperson? Dann gelten strenge Schutzregeln
Seit dem Gesetz über die Eintreibung von Verbraucherschulden (Buch XIX des Wirtschaftsgesetzbuches, in Kraft seit September 2023) ist die Reihenfolge bei Verbrauchern streng geregelt. Wer sie nicht einhält, muss berechnete Kosten unter Umständen zurückzahlen.
Schritt 1: Die erste Erinnerung ist kostenlos. Sie dürfen dafür nichts berechnen. Bei Verträgen mit regelmäßigen Lieferungen (etwa einem Abonnement) sind die ersten drei Erinnerungen pro Jahr kostenlos; danach dürfen Sie maximal 7,50 Euro plus Portokosten verlangen.
Schritt 2: Warten Sie mindestens 14 Kalendertage. Erst nach dieser Frist — die am dritten Werktag nach dem Postversand beginnt bzw. am Kalendertag nach dem Versand per E-Mail — dürfen Verzugszinsen und Entschädigung anlaufen.
Schritt 3: Nur, was in Ihren Bedingungen steht. Ohne Vertragsstrafenklausel in Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen können Sie keine pauschale Entschädigung fordern. Und die Beträge sind gesetzlich gedeckelt:
| Offener Betrag | Maximale Entschädigung | |---|---| | Bis 150 Euro | 20 Euro | | 150,01 bis 500 Euro | 30 Euro + 10 % des Betrags | | Über 500 Euro | 65 Euro + 5 % des Betrags (max. 2.000 Euro) |
Die Verzugszinsen für Verbraucher dürfen zudem den gesetzlichen Zinssatz nicht überschreiten: 4,5 % im Jahr 2026.
Auch hier ein Rechenbeispiel: Ein Privatkunde zahlt eine Rechnung über 400 Euro nicht. Nach Ihrer kostenlosen ersten Erinnerung und der Wartefrist von 14 Tagen dürfen Sie maximal 30 Euro + 10 % von 400 Euro = 70 Euro Entschädigung berechnen, plus Verzugszinsen von höchstens 4,5 % pro Jahr auf den offenen Betrag. Berechnen Sie mehr, riskieren Sie, dass die gesamte Vertragsstrafenklausel für nichtig erklärt wird — und Sie gehen leer aus.
Wenn Sie ein Inkassobüro, einen Anwalt oder Gerichtsvollzieher einschalten, muss dieser zunächst eine förmliche Inverzugsetzung mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Angaben senden, gefolgt von erneut 14 Kalendertagen Ruhefrist. Die Kosten des Eintreibers dürfen niemals auf den Verbraucher abgewälzt werden.
Eine gute Zahlungserinnerung: So bauen Sie sie auf
Eine durchdachte Nachverfolgung bringt mehr ein als ein drohender Ton. Ein bewährter Ablauf:
- Freundliche Erinnerung (einige Tage nach Fälligkeit). Gehen Sie von einem Versehen aus. Nennen Sie Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungshinweise. Bei Verbrauchern: verpflichtend kostenlos.
- Zweite Erinnerung oder Mahnung (± 14 Tage später). Sachlicherer Ton. Kündigen Sie an, welche Kosten und Zinsen Sie berechnen werden (B2B: dürfen Sie bereits einrechnen).
- Inverzugsetzung (per Einschreiben). Eine förmliche letzte Chance mit klarer Frist. Ab hier bauen Sie ein Dossier für eventuelle gerichtliche Schritte auf.
- Beitreibung. Inkassobüro, Gerichtsvollzieher, Anwalt oder Gericht. Wägen Sie die Kosten gegen den offenen Betrag ab.
Bestreitet Ihr Kunde die Rechnung mit Begründung? Dann muss die Eintreibung pausieren, bis Klarheit herrscht — weiter zu mahnen ist bei Verbrauchern sogar eine verbotene Praxis.
Was gehört konkret in eine Zahlungserinnerung?
Eine gute Erinnerung lässt keinen Raum für Diskussionen. Nehmen Sie mindestens Folgendes auf:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, damit Ihr Kunde sofort weiß, um welche Rechnung es geht
- Den offenen Betrag, einschließlich bereits berechneter Zinsen und Kosten (mit nachvollziehbarer Berechnung)
- Das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und die neue letzte Zahlungsfrist
- Zahlungshinweise: Kontonummer, strukturierte Mitteilung und idealerweise ein Zahlungslink oder QR-Code — je weniger Mühe das Bezahlen macht, desto schneller passiert es
- Eine Kopie der Rechnung als Anhang, damit „die habe ich nie erhalten" keine Ausrede mehr ist
Versenden Sie die Erinnerung per E-Mail, bewahren Sie einen Versandnachweis auf. Bei einer Inverzugsetzung wählen Sie das Einschreiben: Dieser Nachweis ist Gold wert, falls es doch zu einem Verfahren kommt. Und halten Sie jede Zahlungsvereinbarung schriftlich fest — ein telefonisches Versprechen ist im Streitfall nichts wert.
Vorbeugen bleibt günstiger als Eintreiben
Der beste säumige Zahler ist der, der nie einer wird. Drei Hebel mit sofortiger Wirkung:
Stellen Sie sofort und digital Rechnungen aus. Je schneller Ihre Rechnung rausgeht, desto schneller läuft die Zahlungsfrist. Seit der Pflicht zur E-Rechnungsstellung in Belgien gelangen B2B-Rechnungen über Peppol direkt in die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden — keine Rechnungen mehr, die „nie angekommen" sind oder im Spam-Ordner landen.
Bringen Sie Ihre Geschäftsbedingungen auf Vordermann. Eine klare Zahlungsfrist, eine Vertragsstrafenklausel innerhalb der gesetzlichen Obergrenzen und eine Klausel zu Verzugszinsen: Damit stehen Sie bei jeder Diskussion rechtlich auf sicherem Boden.
Verfolgen Sie Fälligkeiten automatisch. Wer manuell nachverfolgt, verschickt Erinnerungen zu spät oder vergisst sie. Automatische Zahlungserinnerungen halten Ihren Cashflow gesund, ohne Zeit zu kosten — und wer seine Buchhaltung selbst macht, sieht sofort, welche Rechnungen offen sind.
Säumige Zahler nachverfolgen, ohne Arbeit damit zu haben
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