Pflicht zur E-Rechnungsstellung in Belgien: Was Sie als Selbstständiger tun müssen
Seit dem 1. Januar 2026 ist es offiziell: Wenn Sie als Selbstständiger oder Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen senden, muss dies digital über Peppol erfolgen. Keine Ausnahmen für Kleinunternehmen, keine Übergangsfrist für diejenigen, die ihre Angelegenheiten in Ordnung haben.
Klingt kompliziert? Ist es gar nicht. In diesem Artikel erklären wir genau, was sich geändert hat, für wen die Pflicht gilt und wie Sie alles schnell in Ordnung bringen.
Was hat sich eigentlich geändert?
Bis vor Kurzem war eine PDF-Rechnung per E-Mail völlig akzeptiert. Das ist jetzt für geschäftliche Transaktionen vorbei. Ab 2026 muss eine Rechnung zwischen zwei mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen als strukturierte elektronische Rechnung versendet werden — ein spezifisches digitales Format (UBL/XML), das automatisch von Buchhaltungs- und Rechnungssoftware verarbeitet werden kann.
Eine PDF ist also keine E-Rechnung. Ein Scan einer Papierrechnung auch nicht. Es handelt sich um ein bestimmtes technisches Format, das über das Peppol-Netzwerk versendet wird.
Für wen gilt die Pflicht?
Die Pflicht gilt für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in Belgien, die Rechnungen an andere mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen senden — unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform. Also auch für:
- Einzelunternehmen im Haupt- oder Nebenberuf
- Freiberufler (Architekten, Berater, Coaches...)
- Kleine Gesellschaften
- Selbstständige mit Mehrwertsteuerbefreiung (Umsatz unter 25.000 €), die mit anderen Unternehmen Geschäfte machen
Es gibt einige wenige Ausnahmen. Stellen Sie ausschließlich Rechnungen an Privatpersonen? Dann müssen Sie selbst keine E-Rechnungen versenden. Aber Achtung: Sie müssen dennoch in der Lage sein, E-Rechnungen von Ihren Lieferanten zu empfangen. Sie müssen also in jedem Fall an das Peppol-Netzwerk angeschlossen sein.
Was genau ist Peppol?
Peppol steht für Pan-European Public Procurement Online. Es ist ein gesichertes europäisches Netzwerk, über das Unternehmen und Behörden elektronische Dokumente — wie Rechnungen — sicher miteinander austauschen.
Vergleichen Sie es mit E-Mail, aber speziell für Rechnungen. Sie senden eine Rechnung aus Ihrer Software, die Rechnung reist über das Peppol-Netzwerk und kommt automatisch in der Buchhaltungssoftware Ihres Kunden an. Kein manuelles Abtippen, keine verlorenen Rechnungen in Spam-Ordnern.
Um Peppol zu nutzen, benötigen Sie Rechnungssoftware, die mit dem Netzwerk verbunden ist.
Was passiert, wenn Sie noch nicht konform sind?
Der FÖD Finanzen hat für das erste Quartal 2026 eine Toleranzperiode eingeräumt. Das bedeutet: Wer nachweisen konnte, dass ernsthafte Vorbereitungen getroffen wurden, erhielt vorübergehend keine Bußgelder. Aber diese Toleranz ist nicht unbegrenzt und gilt nicht als Entschuldigung für diejenigen, die nichts unternommen haben.
Darüber hinaus gibt es ein praktisches Problem: Wenn Ihr Kunde bereits auf Peppol ist und Sie nicht, kann er die Mehrwertsteuer auf Ihrer Rechnung nicht zurückfordern. Das führt schnell zu Spannungen und verlorenen Aufträgen.
Wie regeln Sie es schnell?
Es ist weniger Arbeit, als Sie denken. Sie brauchen einfach Rechnungssoftware, die:
- Mit dem Peppol-Netzwerk verbunden ist
- Rechnungen im richtigen strukturierten Format (UBL) erstellt
- Rechnungen über Peppol versendet und empfängt
Das ist alles. Sie müssen selbst nichts Technisches tun — die Software übernimmt die Verbindung mit dem Netzwerk.
Mit Cleero sind Sie in wenigen Minuten bei Peppol registriert und können sofort Ihre erste E-Rechnung versenden. Keine technischen Kenntnisse erforderlich, kein kompliziertes Setup.
Steuerlicher Vorteil, jetzt zu handeln
Gute Nachricht: Die Regierung hat neben der Pflicht auch einen Anreiz geschaffen. Für die Einkommensjahre 2024 bis einschließlich 2027 haben Sie als Selbstständiger oder Kleinunternehmen Anspruch auf einen erhöhten Kostenabzug von 120 % auf Abonnements für Rechnungssoftware. Das bedeutet, dass 100 € an Softwarekosten für 120 € von Ihrem steuerpflichtigen Einkommen abgezogen werden können.
Konkret: Die Investition in das richtige Tool kostet Sie netto weniger, als Sie denken.
Zusammenfassung
- Pflicht für alle mehrwertsteuerpflichtigen B2B-Rechnungen seit dem 1. Januar 2026
- PDF-Rechnungen per E-Mail reichen nicht mehr aus
- Sie benötigen Rechnungssoftware, die mit Peppol verbunden ist
- Selbst wer ausschließlich an Privatpersonen verkauft, muss E-Rechnungen empfangen können
- Es gibt einen steuerlichen Vorteil: 120 % Kostenabzug auf Ihre Rechnungssoftware
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