MwSt.-Befreiungsregelung: Müssen Sie als Kleinunternehmen MwSt. berechnen?
Sie starten als Selbstständige oder betreiben eine kleine Tätigkeit im Nebenberuf, und Ihr Umsatz bleibt vorläufig bescheiden. Müssen Sie dann wirklich 21 % MwSt. auf Ihre Rechnungen setzen, jedes Quartal eine Erklärung einreichen und die MwSt. abführen? Für viele Kleinunternehmen lautet die Antwort: nein. Die MwSt.-Befreiungsregelung erlaubt es Ihnen, ohne MwSt. zu fakturieren — mit weniger Verwaltungsaufwand als Folge. Aber die Regelung hat auch eine Kehrseite und einige Fallstricke, die Sie besser im Voraus kennen.
Was ist die MwSt.-Befreiungsregelung?
Die MwSt.-Befreiungsregelung (auch „Kleinunternehmerregelung“ genannt) ist eine vereinfachte MwSt.-Regelung für Unternehmen mit begrenztem Umsatz. Wenn Sie infrage kommen, dann:
- berechnen Sie keine MwSt. an Ihre Kunden;
- müssen Sie keine periodischen MwSt.-Erklärungen einreichen;
- müssen Sie keine MwSt. abführen an die Staatskasse.
Das klingt attraktiv, und das ist es oft auch. Doch eine wichtige Bedingung steht dem gegenüber: Sie dürfen die MwSt., die Sie selbst an Ihre Lieferanten zahlen, nicht abziehen. Sie bleiben außerdem mehrwertsteuerpflichtig — Sie behalten also Ihre MwSt.-Nummer, und einige Pflichten im Bereich Rechnungsstellung und Buchhaltung bleiben bestehen.
Wichtig zu verstehen: „Befreit“ bedeutet hier befreit vom Berechnen und Abführen der MwSt., nicht dass Sie aus dem MwSt.-System herausfallen.
Für wen gilt die Regelung?
Sie können die Befreiungsregelung anwenden, wenn Ihr Jahresumsatz 25.000 Euro (ohne MwSt.) nicht übersteigt. Die Rechtsform Ihres Unternehmens spielt keine Rolle: ein Einzelunternehmen, eine Gesellschaft oder ein freier Beruf können sie alle nutzen.
Die Regelung steht allerdings nicht jedem offen. Ausgeschlossen sind unter anderem:
- MwSt.-Einheiten;
- Unternehmen, die in Arbeiten an Immobilien tätig sind (ein großer Teil des Bausektors);
- Gastronomiebetriebe, die eine registrierte Kasse verwenden müssen (das „weiße Kassensystem“);
- die Lieferung von Altmaterial.
Auch bestimmte spezifische Umsätze sind ausgeschlossen, während das Unternehmen die Regelung für seine übrigen Tätigkeiten beibehalten kann. Nicht sicher, ob Ihre Tätigkeit darunterfällt? Klären Sie es mit Ihrem Buchhalter, bevor Sie die Wahl treffen.
Was ändert sich konkret für Ihre Rechnungen?
Hier ist die Befreiungsregelung am sichtbarsten. Ihre Rechnung enthält keinen MwSt.-Betrag. Stattdessen fügen Sie einen Pflichtvermerk hinzu, der deutlich macht, warum keine MwSt. berechnet wird, zum Beispiel: „Sonderbefreiungsregelung für Kleinunternehmen“.
Alle anderen Pflichtangaben auf einer belgischen Rechnung gelten weiterhin: Ihre Unternehmensnummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Nummer, die Angaben Ihres Kunden, die Beschreibung Ihrer Leistung und der Betrag. Nur die MwSt.-Zeile verschwindet.
Für Ihren Kunden ist das ein Vorteil: Er zahlt keine MwSt. zusätzlich zu Ihrem Preis. Arbeiten Sie vor allem für Privatpersonen, macht Ihr Preis Sie dadurch wettbewerbsfähiger. Arbeiten Sie vor allem für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen, ist der Vorteil geringer — diese Kunden holen sich die MwSt. ohnehin zurück.
Die Kehrseite: kein MwSt.-Abzug
Die Befreiung ist kein Geschenk ohne Gegenleistung. Weil Sie keine MwSt. berechnen, können Sie die MwSt. auf Ihre eigenen Einkäufe auch nicht zurückfordern. Und das kann schwer wiegen, wenn Sie viel investieren.
Ein Beispiel. Sie kaufen im ersten Jahr für 10.000 Euro Material und Ausrüstung, mit 2.100 Euro MwSt. Unter der normalen MwSt.-Regelung erstattet Ihnen das Finanzamt diese 2.100 Euro. Unter der Befreiungsregelung nicht — diese MwSt. ist für Sie reine Kosten.
Die Faustregel: Die Befreiungsregelung ist attraktiv, wenn Sie wenige Kosten mit MwSt. haben (typisch bei Dienstleistungen, Beratung, Coaching) und vor allem an Privatpersonen verkaufen. Haben Sie viele Einkäufe oder große Startinvestitionen, ist die normale Regelung — mit Abzugsrecht — oft vorteilhafter, auch wenn sie mehr Verwaltung bedeutet. Für wen im Nebenberuf mit wenigen Kosten startet, ist die Befreiung dagegen oft die logische Wahl.
Was, wenn Sie über 25.000 Euro kommen?
Die Schwelle ist keine Mauer, gegen die Sie unvermittelt prallen. Die Regeln sind differenziert:
- Überschreitung um höchstens 10 % (bis 27.500 Euro): Sie dürfen die Befreiungsregelung im laufenden Kalenderjahr behalten. Erst am 1. Januar des Folgejahres wechseln Sie in die normale MwSt.-Regelung.
- Überschreitung um mehr als 10 %: Sie fallen sofort unter die normale Regelung, und zwar ab dem Umsatz, der die Schwelle von 27.500 Euro überschreitet. Ab dieser Rechnung berechnen Sie also MwSt.
Wenn Sie im Laufe des Jahres starten, wird die Schwelle anteilig nach der Zahl der verbleibenden Tage gekürzt. Beginnen Sie zum Beispiel am 1. Juli 2026, wird die Schwelle von 25.000 Euro für das zweite Halbjahr auf etwa 12.603 Euro herabgesetzt. Schätzen Sie Ihren Umsatz für diesen Zeitraum höher ein, kommen Sie 2026 nicht für die Befreiung infrage.
Noch ein Detail, das überrascht: Verlassen Sie die Befreiungsregelung, können Sie erst ab dem 1. Januar des zweiten Jahres nach Ihrer Änderung zurückkehren. Ein Wechsel ist also keine Entscheidung, die man jedes Quartal rückgängig macht.
Wie entscheiden Sie sich für die Regelung?
Das regeln Sie über die Anwendung e604 in MyMinfin (Erklärung über Beginn, Änderung oder Beendigung der Tätigkeit). Wenn Sie in die Befreiungsregelung wechseln möchten, gelten feste Termine:
- vor dem 15. März, um die Regelung ab dem 1. April anzuwenden;
- vor dem 15. Juni, um sie ab dem 1. Juli anzuwenden;
- vor dem 15. September, um sie ab dem 1. Oktober anzuwenden;
- vor dem 15. Dezember, um sie ab dem 1. Januar des Folgejahres anzuwenden.
Wenn Sie eine neue Tätigkeit beginnen, beantragen Sie die Befreiung direkt in Ihrer e604A.
Und vergessen Sie das nicht: Auch als befreites Unternehmen müssen Sie jedes Jahr bis zum 31. März eine Kundenliste über Intervat einreichen — den Gesamtbetrag Ihres Umsatzes des vergangenen Jahres. Selbst wenn Sie nichts zu melden haben, reichen Sie eine Null-Liste ein. Periodische Erklärungen entfallen also, aber diese jährliche Pflicht bleibt.
Und Verkäufe im übrigen Europa?
Seit dem 1. Januar 2025 ist die Regelung modernisiert und auf die gesamte Europäische Union ausgeweitet worden. Früher galt die belgische Befreiung nur für Ihren belgischen Umsatz; verkauften Sie an eine Privatperson im Ausland, mussten Sie dort sehr wohl MwSt. berechnen.
Mit der neuen SME-Regelung können Sie die Befreiung unter Bedingungen auch auf Ihre Verkäufe in anderen EU-Mitgliedstaaten anwenden, solange:
- Ihr Gesamtumsatz in der gesamten EU unter 100.000 Euro bleibt, und
- Sie unter der nationalen Schwelle jedes Landes bleiben, in dem Sie verkaufen (diese ist von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat unterschiedlich).
Wer davon Gebrauch macht, muss seinen Umsatz allerdings vierteljährlich an die belgische MwSt.-Verwaltung melden. Für kleine Online-Shops oder Dienstleister, die gelegentlich über die Grenze verkaufen, ist das eine willkommene Vereinfachung.
Achtung: Die Schwelle könnte noch steigen
Es liegt ein Vorschlag auf dem Tisch, die Umsatzschwelle von 25.000 auf 30.000 Euro anzuheben. Diese Maßnahme ist in einem Entwurf eines Programmgesetzes enthalten, aber derzeit noch nicht verabschiedet und daher noch nicht in Kraft. Solange das Gesetz nicht im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht ist, bleibt die Schwelle bei 25.000 Euro. Behalten Sie es im Auge, wenn Ihr Umsatz in diesem Bereich schwankt — und stützen Sie Ihre Entscheidungen bis dahin auf den heute geltenden Betrag.
Von der MwSt. befreit, aber nicht von der E-Rechnungsstellung
Ein Missverständnis, das wir oft hören: „Ich berechne keine MwSt., also gilt diese E-Rechnungspflicht nicht für mich.“ Das stimmt nicht.
Sie bleiben mehrwertsteuerpflichtig, was bedeutet, dass die verpflichtende E-Rechnungsstellung in Belgien seit dem 1. Januar 2026 auch für Sie gilt. Für Ihre B2B-Rechnungen müssen Sie also strukturierte E-Rechnungen empfangen und versenden können über das Peppol-Netzwerk — auch wenn kein MwSt.-Betrag darauf steht. Ein PDF per E-Mail genügt nicht mehr.
Die Befreiungsregelung befreit Sie also von den MwSt.-Erklärungen, aber nicht von der E-Rechnungsstellung. Eine gute Rechnungssoftware erledigt Letzteres, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.
So gehen Sie mit Cleero vor
Mit Cleero erstellen Sie Rechnungen, die sofort korrekt sind — mit oder ohne MwSt. Arbeiten Sie unter der Befreiungsregelung, setzt Cleero automatisch den richtigen Vermerk auf Ihre Rechnung statt eines MwSt.-Betrags, und Sie versenden Ihre Rechnungen einfach als E-Rechnung über Peppol. Gehen Sie später über die Schwelle und wechseln in die normale Regelung, passen Sie das mit wenigen Klicks an.
So bleiben Sie regelkonform, ob Sie gerade erst gestartet sind oder gerade die 25.000 Euro überschritten haben.
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