Was ist Peppol und warum brauchen Sie es als belgischer Unternehmer?
Wenn Sie in den letzten Monaten etwas über E-Rechnungsstellung in Belgien mitbekommen haben, ist der Begriff „Peppol" wahrscheinlich schon ein paar Mal gefallen. Aber was genau ist es? Und was bedeutet es konkret für Sie als Selbstständiger oder Kleinunternehmer?
Die kurze Erklärung
Peppol ist ein gesichertes digitales Netzwerk, über das Unternehmen und Behörden elektronische Dokumente — wie Rechnungen — direkt miteinander austauschen. Es steht für Pan-European Public Procurement Online und wurde ursprünglich von der Europäischen Kommission entwickelt.
Der beste Vergleich ist eigentlich einfach E-Mail — aber speziell für Rechnungen, mit einem großen Unterschied: Während eine E-Mail eine PDF als Anhang mitsendet, die jemand manuell verarbeiten muss, sendet Peppol eine strukturierte digitale Datei, die automatisch von der Buchhaltungssoftware Ihres Kunden eingelesen wird.
Kein manuelles Abtippen. Keine Rechnungen, die in Spam-Ordnern verschwinden. Keine Diskussionen darüber, ob eine Rechnung angekommen ist oder nicht.
Wie funktioniert es in der Praxis?
Sie müssen selbst nichts Technisches tun. Das Einzige, was Sie brauchen, ist Rechnungssoftware, die mit dem Peppol-Netzwerk verbunden ist.
Konkret funktioniert es so:
- Sie erstellen eine Rechnung in Ihrer Rechnungssoftware
- Sie klicken auf „Versenden"
- Ihre Software wandelt die Rechnung automatisch in das richtige Format um und sendet sie über das Peppol-Netzwerk
- Die Rechnung kommt automatisch in der Buchhaltungssoftware Ihres Kunden an
Sie und Ihr Kunde haben jeweils eine Peppol-ID — vergleichbar mit einer E-Mail-Adresse, aber für Rechnungen. Anhand der Mehrwertsteuernummer Ihres Kunden weiß das Netzwerk sofort, wohin die Rechnung gesendet werden muss.
Warum hat Belgien dies zur Pflicht gemacht?
Dafür gibt es verschiedene Gründe. Erstens reduziert elektronische Rechnungsstellung den Steuerbetrug erheblich — die Regierung hat einen besseren Überblick über Transaktionen. Zweitens ist es einfach effizienter: Rechnungen werden schneller verarbeitet, es werden weniger Fehler gemacht, und Unternehmen werden schneller bezahlt.
Und drittens: Belgien ist damit der europäischen Gesetzgebung voraus, die ohnehin bis 2030 für grenzüberschreitende Transaktionen verpflichtend wird. Belgien macht es einfach ein paar Jahre früher.
Was ist, wenn mein Kunde nicht auf Peppol ist?
Das ist ein praktisches Problem, auf das viele Unternehmer stoßen. Wenn Ihr Kunde noch nicht an Peppol angeschlossen ist, kann Ihre Rechnung nicht digital zugestellt werden.
In den meisten Fällen bietet gute Rechnungssoftware einen Fallback: Wenn die Peppol-Adresse Ihres Kunden nicht gefunden wird, wird die Rechnung dennoch per E-Mail als PDF versendet. Das ist technisch gesehen nicht vollständig konform, aber es ist eine praktische Übergangslösung, während alle umstellen.
Langfristig wird jedes mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen in Belgien angeschlossen sein — es ist schließlich Pflicht. Dieses Problem löst sich also größtenteils von selbst.
Was kostet es, Peppol-fähig zu werden?
Nichts extra, wenn Sie die richtige Software verwenden. Sie zahlen einfach für Ihre Rechnungssoftware — die Peppol-Verbindung ist standardmäßig enthalten.
Es gibt sogar einen steuerlichen Vorteil: Für die Einkommensjahre 2024 bis einschließlich 2027 dürfen Sie als Selbstständiger einen erhöhten Kostenabzug von 120 % auf Abonnements für Rechnungssoftware anwenden. Jeder Euro, den Sie für Ihr Rechnungstool ausgeben, ist also zu 120 % absetzbar.
Wie starten Sie?
Schritt 1: Wählen Sie Rechnungssoftware, die Peppol-fähig ist. Schritt 2: Registrieren Sie sich über diese Software im Netzwerk. Schritt 3: Versenden Sie Ihre erste E-Rechnung.
Mit Cleero durchlaufen Sie diese Schritte in wenigen Minuten. Ihre Peppol-Registrierung erfolgt automatisch nach der Verifizierung Ihrer Identität, und Sie können sofort Rechnungen versenden und empfangen. Keine technischen Kenntnisse erforderlich.
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