Selbstständig im Nebenberuf: Müssen auch Sie E-Rechnungen versenden?
Sie haben einen regulären Job, aber nebenbei arbeiten Sie auch als Selbstständiger. Ein Webdesigner, der abends Websites erstellt, ein Buchhalter, der auch Privatpersonen hilft, ein Fotograf, der gelegentlich Aufträge annimmt. Und jetzt hören Sie überall von der Pflicht zur E-Rechnungsstellung. Gilt das auch für Sie?
Die kurze Antwort: Ja, wahrscheinlich schon. Aber es hängt davon ab, wer Ihre Kunden sind.
Die Grundregel
Die E-Rechnungspflicht gilt für jedes mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen in Belgien, das Rechnungen an andere mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen versendet. Das Gesetz macht keinen Unterschied zwischen Haupt- und Nebenberuf. Wenn Sie eine MwSt.-Nummer haben und an Unternehmen fakturieren, müssen Sie E-Rechnungen über Peppol versenden.
Was, wenn Sie ausschließlich an Privatpersonen fakturieren?
Stellen Sie ausschließlich Rechnungen an Privatpersonen — Personen ohne MwSt.-Nummer — dann müssen Sie selbst keine E-Rechnungen versenden. Für B2C (Business-to-Consumer) gilt die Verpflichtung nicht.
Aber: Sie müssen dennoch in der Lage sein, E-Rechnungen von Ihren Lieferanten zu empfangen. Wenn Sie beispielsweise ein Software-Abonnement haben oder Dienstleistungen bei einem Unternehmen einkaufen, werden diese Lieferanten Ihnen ab 2026 E-Rechnungen senden. Sie müssen diese verarbeiten können.
In der Praxis bedeutet dies, dass Sie in jedem Fall Rechnungssoftware benötigen, die Peppol-kompatibel ist — auch wenn Sie ausschließlich an Privatpersonen fakturieren.
Was, wenn Sie sowohl Geschäfts- als auch Privatkunden haben?
Dann gilt die Verpflichtung für Ihre Geschäftskunden und nicht für Ihre Privatkunden. In der Praxis ist es am einfachsten, ein einziges System für beide zu nutzen. Gute Rechnungssoftware versendet automatisch über Peppol, wenn der Kunde eine MwSt.-Nummer hat, und per E-Mail, wenn es sich um eine Privatperson handelt.
Was, wenn Sie unter die Mehrwertsteuerbefreiung fallen?
Selbstständige im Nebenberuf mit einem Jahresumsatz unter 25.000 € können sich für die Mehrwertsteuerbefreiung für Kleinunternehmen entscheiden. Sie berechnen dann keine Mehrwertsteuer und geben keine MwSt.-Erklärung ab.
Aber auch sie fallen unter die E-Rechnungspflicht, wenn sie mit anderen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen Geschäfte machen. Sie versenden zwar Rechnungen ohne Mehrwertsteuer, aber diese müssen dennoch im richtigen elektronischen Format über Peppol versendet werden.
Welche Folgen hat es, wenn Sie nicht konform sind?
Erstens riskieren Sie Bußgelder. Nach der Toleranzperiode des ersten Quartals 2026 kann die Steuerbehörde Sanktionen verhängen.
Zweitens — und das ist für viele Nebenberufler praktisch noch relevanter — kann Ihr Kunde die Mehrwertsteuer auf einer nicht konformen Rechnung nicht zurückfordern. Das gibt ihm einen konkreten Grund, Ihre Rechnung abzulehnen oder zu verlangen, dass Sie sie im richtigen Format erneut versenden. Das ist ein unangenehmes Gespräch, das Sie lieber vermeiden.
Wie regeln Sie es als Nebenberufler?
Es ist weniger Aufwand, als Sie denken. Sie benötigen einfache Rechnungssoftware, die automatisch mit Peppol verbunden ist. Erstellen, versenden, fertig.
Als Nebenberufler brauchen Sie keine komplexe oder teure Software. Cleero wurde speziell für kleine Unternehmen und Selbstständige entwickelt, die einfach schnell und korrekt fakturieren möchten — ohne Aufwand. Starten Sie kostenlos — in wenigen Minuten sind Sie bei Peppol angeschlossen.