Sie entdecken einen Fehler auf einer versandten Rechnung? Suchen Sie zuerst das Original heraus und beschreiben Sie den Fehler. Bei einer belgischen Geschäftsrechnung sind Korrekturdokument, Versandformat und Buchung getrennt zu prüfen. Ein geänderter Kundeneintrag erklärt dem Empfänger noch nicht, was mit der früheren Rechnung geschieht. Mit „Gutschrift“ ist hier eine Korrektur durch den Lieferanten gemeint, keine Abrechnung durch den Kunden im Self-Billing-Verfahren.
Muss die Gutschrift über Peppol versendet werden?
Laut der offiziellen belgischen FAQ, Frage 5, folgt ein Dokument, das eine strukturierte Rechnung ändert und eindeutig darauf verweist, demselben Format. Das gilt auch für Gutschriften. Prüfen Sie deshalb das ursprüngliche Dokument, nicht nur das Datum der Korrektur.
Diese Tabelle dient als Ausgangspunkt. Sie legt nicht fest, welche Mehrwertsteuerkorrektur Ihr konkreter Fall erfordert.
| Situation | Was ist zu prüfen? |
|---|---|
| Die ursprüngliche Rechnung wurde strukturiert über Peppol versendet. | Das Korrekturdokument muss auf das Original verweisen und demselben strukturierten Format folgen. |
| Sie korrigieren 2026 eine PDF-Rechnung aus 2025. | Frage 23 beschreibt eine Ausnahme: Eine PDF-Gutschrift bleibt mit Zustimmung des Kunden möglich. |
| Sie haben dem falschen Unternehmen eine Rechnung geschickt. | Identität und Korrektur klären; ein erneuter Versand an jemand anderen erledigt das ursprüngliche Dokument nicht. |
| Der Kunde bestreitet einen Betrag oder die Mehrwertsteuerbehandlung. | Sachverhalt zusammenstellen und die passende Korrektur sowie Buchung prüfen lassen. |
Stellen Sie zuerst diese Angaben zusammen
Bereiten Sie vor einem erneuten Versand eine kurze Übersicht vor. Diese praktische Checkliste hilft Ihnen und Ihrer Buchhaltung, mit denselben Dokumenten zu arbeiten:
- Vollständige ursprüngliche Rechnungsnummer, Datum und versandte Datei.
- Identität des Empfängers und des tatsächlich gemeinten Kunden.
- Genaue Fehlerbeschreibung: Welche Position, welcher Betrag oder welche Angabe ist falsch?
- Rückmeldung des Kunden und bereits bezahlte oder gebuchte Beträge.
- Vereinbarte Korrektur und Verweis auf das ursprüngliche Dokument.
- Nach dem Versand: Korrekturdokument, Versandstatus und Korrespondenz zusammen aufbewahren.
Für allgemeine Rechnungsangaben nutzen Sie die Checkliste der Pflichtangaben. Unsere Erklärung zur Rechnungsnummerierung hilft, Dokumente eindeutig zu unterscheiden.
Ein falscher Empfänger ist ein eigener Fall
Angenommen, Rechnung 2026-0042 ging an Unternehmen A, obwohl Sie Unternehmen B beliefert haben. Die offizielle FAQ unterscheidet beide Seiten: A muss die nicht für sie bestimmte Rechnung ohne entsprechende Leistung zurückweisen; der Aussteller muss die zu Unrecht berechneten Beträge durch ein Berichtigungsdokument korrigieren, praktisch eine Gutschrift. Besprechen Sie auch die Folgen für Mehrwertsteuer und Buchführung mit Ihrer Buchhaltung.
Ein Streit über den Preis einer tatsächlich erbrachten Leistung ist etwas anderes. Die Stellungnahme der belgischen Kommission für Buchhaltungsnormen zu bestrittenen Schulden erklärt, dass ein Streit nicht generell rechtfertigt, eine Schuld aus der Buchführung wegzulassen.
Prüfen Sie das Ergebnis der Korrektur
Peppol BIS Billing unterstützt Gutschriften und negative Rechnungen. Folgen Sie dem passenden Verfahren Ihrer Software, statt überall negative Beträge einzutragen. Klären Sie mit dem Empfänger, welches Dokument die Korrektur enthält und wie es zum Original gehört. Ein Versandstatus allein entscheidet keinen inhaltlichen Streit.
Diese Erklärung betrifft gewöhnliche belgische Geschäftsfälle. Sie ist kein vollständiger Mehrwertsteuerleitfaden. Möchten Sie Ihre Rechnungsstellung mit Cleero organisieren? Sehen Sie sich das Angebot an.