Eine Rechnungsnummer hilft Ihnen, Ihrem Kunden und Ihrem Buchhalter, genau denselben Beleg wiederzufinden. Für eine gewöhnliche belgische Mehrwertsteuerrechnung verlangt Artikel 5 §1, 1° des Königlichen Erlasses Nr. 1 eine fortlaufende Nummer innerhalb eines oder mehrerer Nummernkreise, die die Rechnung eindeutig identifiziert. Auch das Ausstellungsdatum muss angegeben werden.
Die folgenden Beispiele setzen diese Regel in praktische Kontrollen um. Nummernformate und Vorgehensweise sind organisatorische Empfehlungen, keine gesetzlich vorgeschriebene Vorlage. Die übrigen Angaben finden Sie in unserer Checkliste der Pflichtangaben.
Wählen Sie einen erkennbaren Aufbau
Ein einfacher Aufbau wäre etwa 2026-0001, gefolgt von 2026-0002 und 2026-0003. Die Jahreszahl kennzeichnet den Nummernkreis; der letzte Teil wird fortlaufend erhöht. Halten Sie den gewählten Aufbau schriftlich fest, damit auch Kollegen oder Ihr Buchhalter die Nummern nachvollziehen können.
| Beispiel | Praktische Bedeutung |
|---|---|
2026-0041 → 2026-0042 |
Zwei aufeinanderfolgende Nummern im selben Jahresnummernkreis. |
A-2026-0041 und B-2026-0041 |
Zwei erkennbare Nummernkreise mit unterschiedlichen vollständigen Nummern. |
Zwei verschiedene Rechnungen mit 2026-0041 |
Die vollständige Nummer identifiziert nicht mehr genau eine Rechnung. |
Prüfen Sie daher die vollständige Rechnungsnummer, nicht nur die letzten Ziffern. Die gesetzliche Bestimmung erlaubt mehrere Nummernkreise. Zusätzliche Nummernkreise machen die Verwaltung jedoch aufwendiger. Praktisch sollten Sie sie nur verwenden, wenn sich der Zweck jedes Nummernkreises klar erklären lässt.
Neues Jahr: kein automatischer Neustart
Die genannte Bestimmung schreibt keinen jährlichen Neustart vor. Wenn Sie einen neuen Jahresnummernkreis wählen, kontrollieren Sie den Übergang bewusst. In unserem Beispiel unterscheidet 2027-0001 den neuen Nummernkreis vom bisherigen 2026-….
Das ist etwas anderes, als 0001 ohne Unterscheidung erneut zu verwenden, obwohl diese vollständige Nummer bereits eine andere Rechnung bezeichnet. Halten Sie fest, wann der neue Nummernkreis beginnt, und prüfen Sie das Ausstellungsdatum. Stimmen Sie das Vorgehen im Zweifelsfall mit Ihrem Buchhalter auf Ihre Verwaltung ab.
Softwarewechsel: vor dem ersten Versand prüfen
Bei einem Wechsel zählt nicht nur das sichtbare Nummernformat. Prüfen Sie vorsorglich auch, welche Nummern bereits verwendet werden und wer in der bisherigen Anwendung noch Rechnungen ausstellen kann.
- Notieren Sie je bestehendem Nummernkreis die zuletzt verwendete Nummer und das zugehörige Rechnungsdatum.
- Vereinbaren Sie den Wechselzeitpunkt und legen Sie fest, ob Sie einen Nummernkreis fortsetzen oder einen klar unterscheidbaren verwenden.
- Prüfen Sie vor der Ausstellung einer Rechnung die erste Nummer, die die neue Software vorschlägt.
- Vergleichen Sie die vollständige Nummer mit vorhandenen Rechnungen, auch bei mehreren Anwendungen oder beteiligten Mitarbeitern.
- Prüfen Sie nach der ersten tatsächlichen Rechnung, ob Sie diese unter derselben Nummer in Ihren Unterlagen wiederfinden.
Unsere Checkliste für den Umstieg auf E-Rechnungen behandelt außerdem den Empfang und den Zugriff auf frühere Dokumente.
Doppelte Nummer oder Lücke entdeckt?
Klären Sie zuerst die Ursache: Handelt es sich um einen Entwurf, eine bereits ausgestellte Rechnung oder die Anzeige eines anderen Nummernkreises? Ändern Sie bestehende Nummern nicht lediglich, damit eine Liste ordentlich aussieht. Bewahren Sie den Zusammenhang und besprechen Sie eine mögliche Berichtigung mit Ihrem Buchhalter. Diese Checkliste legt nicht fest, welche Berichtigung Ihr konkreter Fall erfordert.
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