Wie stellen Sie von Papierrechnungen auf E-Rechnungen um?
Sie haben jahrelang mit Papierrechnungen oder einer einfachen Excel-Tabelle gearbeitet. Jetzt müssen Sie auf E-Rechnungen über Peppol umsteigen. Das klingt komplizierter, als es ist. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, damit der Umstieg so reibungslos wie möglich verläuft.
Schritt 1: Wählen Sie die richtige Software
Das Erste und Wichtigste ist die Wahl einer Peppol-kompatiblen Rechnungssoftware. Achten Sie darauf, dass die Software:
- Mit dem Peppol-Netzwerk verbunden ist
- Die belgischen Mehrwertsteuerregelungen unterstützt
- Mit der Buchhaltungssoftware Ihres Steuerberaters kompatibel ist
- Einfach genug ist, damit Sie sie auch wirklich täglich nutzen
Sie müssen nicht das teuerste oder umfangreichste Tool wählen. Für die meisten Selbstständigen reicht ein einfaches, erschwingliches Paket völlig aus.
Schritt 2: Erstellen Sie Ihr Konto und registrieren Sie sich bei Peppol
Wenn Sie ein Konto in einer Peppol-kompatiblen Software erstellen, werden Sie automatisch im Peppol-Netzwerk auf Basis Ihrer KBO-Nummer registriert. Sie müssen selbst nichts bei einer Behörde oder einem separaten Schalter unternehmen.
Sobald Sie registriert sind, sind Sie über Peppol erreichbar — sowohl für das Versenden als auch für den Empfang von Rechnungen.
Schritt 3: Geben Sie Ihre Kunden und Produkte ein
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre meistgenutzten Kunden und Produkte oder Dienstleistungen in die Software einzugeben. Die meisten Tools ermöglichen den Import aus einer Excel- oder CSV-Datei, sodass Sie nicht alles manuell eintippen müssen.
Sobald Ihre Kunden und Produkte eingegeben sind, erstellen Sie eine Rechnung mit wenigen Klicks.
Schritt 4: Versenden Sie Ihre erste E-Rechnung
Erstellen Sie eine Testrechnung — beispielsweise an sich selbst oder ein befreundetes Unternehmen, das ebenfalls bei Peppol registriert ist — und versenden Sie diese über Peppol. So prüfen Sie, ob alles korrekt funktioniert, bevor Sie echte Rechnungen versenden.
Überprüfen Sie auch, ob Sie eingehende Peppol-Rechnungen korrekt empfangen. Bitten Sie gegebenenfalls einen Lieferanten, Ihnen eine Testrechnung zu senden.
Schritt 5: Informieren Sie Ihre Kunden
Senden Sie eine kurze Nachricht an Ihre Stammkunden, dass Sie ab sofort über Peppol fakturieren. Sie müssen nicht technisch werden — etwas Einfaches wie „Ab sofort erhalten Sie meine Rechnungen digital über das Peppol-Netzwerk. Sie kommen automatisch in Ihrer Buchhaltungssoftware an" reicht völlig aus.
Kunden, die noch nicht bei Peppol registriert sind, erhalten die Rechnung vorläufig weiterhin per E-Mail. Das ist ein automatischer Fallback in guter Rechnungssoftware.
Was passiert mit Ihren alten Rechnungen?
Sie müssen alte Rechnungen nicht migrieren oder erneut versenden. Die Pflicht gilt für Rechnungen, die Sie ab dem 1. Januar 2026 ausstellen. Was davor liegt, bleibt wie es war.
Trotzdem praktisch: Bewahren Sie Ihre alten Rechnungen digital auf, damit Sie sie bei einer Prüfung schnell wiederfinden können. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in Belgien beträgt 7 Jahre.
Wie lange dauert der Umstieg?
Wenn Sie die richtige Software wählen, ist der Umstieg eine Angelegenheit von einem Nachmittag. Konto erstellen, Kunden eingeben, erste Rechnung versenden — das war's. Die technische Komplexität steckt in der Software, nicht bei Ihnen.
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