E-Rechnungsstellung für Einzelunternehmen in Belgien: Alles, was Sie wissen müssen
Sind Sie selbstständig im Haupt- oder Nebenberuf mit einem Einzelunternehmen? Dann gilt die E-Rechnungspflicht auch für Sie — ohne Ausnahme für Kleinunternehmen oder Existenzgründer. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen und wie Sie alles schnell in Ordnung bringen.
Gilt die Pflicht auch für mich als kleines Einzelunternehmen?
Ja. Viele Selbstständige denken, dass sie unter dem Radar bleiben, weil sie klein sind, wenig fakturieren oder erst kürzlich gegründet haben. Aber das Gesetz macht keinen Unterschied nach Größe oder Umsatz.
Die Pflicht gilt für jedes mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen in Belgien, das Rechnungen an andere mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen stellt. Also auch für:
- Einzelunternehmen im Hauptberuf
- Einzelunternehmen im Nebenberuf
- Selbstständige mit Mehrwertsteuerbefreiung (Umsatz unter 25.000 €), die mit anderen Unternehmen Geschäfte machen
- Freiberufler wie Berater, Architekten, Coaches und Fotografen
Das einzige Szenario, in dem Sie keine E-Rechnungen versenden müssen, ist, wenn Sie ausschließlich an Privatpersonen verkaufen. Aber Achtung: Auch dann müssen Sie E-Rechnungen von Ihren Lieferanten empfangen können. Sie sind also in jedem Fall verpflichtet, Ihre Systeme anzupassen.
Was ändert sich konkret für ein Einzelunternehmen?
Bis vor Kurzem war eine PDF-Rechnung per E-Mail völlig akzeptiert. Das ist jetzt für geschäftliche Transaktionen vorbei. Ab dem 1. Januar 2026 muss eine Rechnung zwischen zwei mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen als strukturierte elektronische Rechnung über das Peppol-Netzwerk versendet werden.
Es gibt auch ein praktisches Risiko für diejenigen, die noch nicht umgestellt haben: Wenn Sie eine Rechnung als PDF versenden und Ihr Kunde bereits Peppol-konform ist, kann er die Mehrwertsteuer auf Ihrer Rechnung nicht zurückfordern. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass er Ihre Rechnung ablehnt oder die Zahlung zurückhält, bis Sie eine korrekte E-Rechnung senden.
Was brauchen Sie als Einzelunternehmen?
Eigentlich nicht viel. Sie brauchen einfach Rechnungssoftware, die:
- Mit dem Peppol-Netzwerk verbunden ist
- Rechnungen im richtigen Format (UBL/XML) erstellt
- Rechnungen über Peppol versendet und empfängt
Das ist alles. Sie müssen selbst nichts Technisches regeln — die Software übernimmt die Verbindung mit Peppol für Sie.
Als Einzelunternehmen benötigen Sie auch keine teure oder komplexe Software. Es gibt Tools, die speziell für Kleinunternehmen entwickelt wurden — einfach in der Bedienung und bezahlbar.
Gibt es Ausnahmen für Einzelunternehmen?
Es gibt einige spezifische Situationen, in denen die Pflicht zum Versenden von Rechnungen nicht gilt:
- Sie verkaufen ausschließlich an Privatpersonen (B2C) — aber Sie müssen dennoch E-Rechnungen empfangen können
- Ihre Dienstleistungen sind vollständig von der Mehrwertsteuer befreit auf Grundlage von Artikel 44 des Mehrwertsteuergesetzbuches (z. B. bestimmte medizinische Berufe oder Bildungseinrichtungen)
- Sie sind nicht in Belgien ansässig ohne feste Niederlassung
Sind Sie unsicher, ob Ihre Situation unter eine Ausnahme fällt? Fragen Sie Ihren Buchhalter.
Steuerlicher Vorteil für den sofortigen Start
Die Regierung hat einen steuerlichen Anreiz für die Umstellung vorgesehen. Für die Einkommensjahre 2024 bis einschließlich 2027 haben Sie als Einzelunternehmen Anspruch auf einen erhöhten Kostenabzug von 120 % auf Abonnements für Rechnungssoftware.
Konkret: Wenn Sie 108 € pro Jahr für Ihr Rechnungstool bezahlen, dürfen Sie 129,60 € von Ihrem steuerpflichtigen Einkommen abziehen. Nicht spektakulär, aber es ist ein kostenloser Vorteil zusätzlich zu der Software, die Sie ohnehin benötigen.
Wie starten Sie als Einzelunternehmen?
Schritt 1: Wählen Sie Rechnungssoftware, die Peppol-fähig ist und speziell für Kleinunternehmen entwickelt wurde — etwas, das schnell funktioniert, ohne komplizierte Einstellungen.
Schritt 2: Erstellen Sie ein Konto. Ihre Peppol-Registrierung erfolgt automatisch über die Software.
Schritt 3: Versenden Sie Ihre erste E-Rechnung. Ab diesem Moment sind Sie konform.
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