Was tun, wenn Ihr Kunde noch nicht auf Peppol ist?
Sie selbst sind bestens vorbereitet — Sie verfügen über Peppol-kompatible Rechnungssoftware, Ihre ID ist im Netzwerk registriert. Doch dann möchten Sie eine Rechnung an einen Kunden senden und stellen fest, dass dieser noch nicht an Peppol angeschlossen ist. Was nun?
Kommt das häufig vor?
Ja, und zwar häufiger als Sie denken. Ende November 2025 waren rund 515.000 der 1,18 Millionen belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen auf Peppol registriert — das ist weniger als die Hälfte. Auch wenn diese Zahl seitdem gestiegen ist, gibt es nach wie vor viele Unternehmen, die nicht oder nicht korrekt angeschlossen sind.
Was passiert, wenn Ihr Kunde keine Peppol-ID hat?
Wenn Ihr Kunde nicht auf Peppol registriert ist, kann die Rechnung nicht digital über das Netzwerk zugestellt werden. Gute Rechnungssoftware fängt dies mit einem Fallback auf: Die Rechnung wird dann dennoch per E-Mail als PDF versendet.
Das ist eine praktische Übergangslösung, die verhindert, dass Ihre Rechnung schlicht nicht ankommt. Allerdings ist es keine ideale Situation — denn auch Ihr Kunde ist verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Wenn er das nicht kann, ist er nicht gesetzeskonform.
Liegt die Verantwortung bei Ihnen?
Nein. Sie sind lediglich für den korrekten Versand der Rechnung verantwortlich. Wenn Sie die Rechnung über Peppol angeboten haben und Ihr Kunde im Netzwerk nicht erreichbar ist, liegt die Verantwortung bei Ihrem Kunden. Es ist seine Pflicht, sich an Peppol anzuschließen.
Dennoch möchten Sie in der Praxis natürlich, dass Ihre Rechnung ankommt und bezahlt wird. Eine kurze Nachricht an Ihren Kunden — „Es wird Zeit, dass auch Sie auf Peppol sind, sonst kann ich Ihnen keine konforme Rechnung senden" — ist durchaus angebracht.
Wie prüfen Sie, ob ein Kunde auf Peppol ist?
In Cleero geben Sie einfach die Mehrwertsteuernummer Ihres Kunden bei der Rechnungserstellung ein. Die Software prüft automatisch, ob dieser Kunde über Peppol erreichbar ist. Ist das der Fall, wird die Rechnung über Peppol versendet. Falls nicht, erfolgt der Versand als Fallback per E-Mail.
Was tun, wenn ein Kunde sich weigert, sich anzuschließen?
Das ist eine geschäftliche Diskussion, die Sie mit Ihrem Kunden führen müssen. Rechtlich ist die Lage eindeutig: Beide Parteien sind verpflichtet, E-Rechnungen austauschen zu können. Wenn Ihr Kunde sich weigert oder den Umstieg endlos hinauszögert, riskiert er Bußgelder des FÖD Finanzen. Das ist sein Problem, nicht Ihres.
Was Sie allerdings tun können, ist Ihren Kunden über die Pflicht und die verfügbaren Tools zu informieren. Viele Unternehmen wissen schlichtweg nicht, wie sie anfangen sollen. Ein freundlicher Schubs in die richtige Richtung — mit einem Link zu einem einfachen Tool — kann das Problem schnell lösen.
Kurzum: Sorgen Sie dafür, dass Sie selbst in Ordnung sind, und der Rest ergibt sich von selbst. Starten Sie kostenlos mit Cleero und versenden Sie noch heute Ihre erste Peppol-Rechnung.